Wie Sie Ihr Projekt von Anfang bis Ende kosteneffizient gestalten

Weg #3 von 7 neuen Wegen zur Bewältigung Ihrer Herausforderungen bei der Migration von Domino-Anwendungen

In den früheren Teilen dieser Serie haben wir darüber gesprochen, wie Sie den Projektumfang auf das Wichtigste konzentrieren können und wie ein Überblick über Ihre Codebasis Ihnen helfen kann, effizienter zu arbeiten und bessere Entscheidungen für Ihr Projekt zu treffen.

In Teil 3 wollen wir uns mit einer der großen Hürden befassen, die die meisten von uns aus persönlicher und beruflicher Erfahrung sehr gut kennen: „Einen guten Platz für den Anfang finden“.

Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit Ihrem Notes/Domino-Projekt Ihre Infrastruktur modernisieren, in die Cloud migrieren oder die Plattform ganz verlassen. Die Konsolidierung Ihrer bestehenden Infrastruktur ist ein entscheidender erster Schritt bei den meisten erfolgreichen Projekten. Das Aufspüren und Entfernen von Totholz in Ihrer Umgebung wird den Gesamtprojektaufwand erheblich reduzieren und Kosten sparen.

Die richtigen Fragen zu stellen, war ein Schlüsselfaktor bei der Reduzierung des Projektumfangs im ersten Teil dieser Serie. Schauen wir uns einige dieser Fragen noch einmal an und konzentrieren uns darauf, wie wir die Antworten nutzen können, um Konsolidierungspotenzial zu identifizieren.

Sie müssen das Ausmaß des Vorhabens richtig einschätzen können. Sie brauchen KPIs, um das Konsolidierungspotenzial zu bewerten und den Erfolg zu messen:

Benutzer

Server

Anwendungen

Dies ist eine der am häufigsten gestellten Fragen, die wir hören. Es ist ein offensichtlicher Ausgangspunkt für die Konsolidierung.

Der erste Instinkt ist oft, einfach alle ungenutzten Datenbankinstanzen zu entfernen und einen schnellen Erfolg zu feiern. Das kann in manchen Situationen sinnvoll sein: z.B. wenn man nur die Anzahl der Server reduzieren möchte, aber es ist sehr unzuverlässig, wenn es darum geht, zu beurteilen, welche Anwendungen außer Betrieb genommen werden können.

Interessanter ist es, herauszufinden, für wie viele Anwendungen keine Datenbankinstanz verwendet wird. Diese Gruppen von Datenbankinstanzen, die dieselbe Replik-ID haben, nennen wir „Replikatsätze“. Nur wenn der gesamte Replikatsatz ungenutzt ist und auf keinem Server Aktivität stattfindet, kann eine Anwendung wirklich als ungenutzt gelten.

Der Zeitraum, über den die Aktivität beobachtet wird, spielt bei der Stilllegung eine wichtige Rolle. Nicht jede Datenbank wird jeden Tag benutzt. Vielleicht haben Sie Datenbanken mit saisonaler Nutzung, die nur einmal im Jahr, Quartal oder Monat verwendet werden. Um diese Schwankungen zu erfassen, empfiehlt panagenda einen Mindestbeobachtungszeitraum von drei Monaten, um sicherzustellen, dass eine Datenbank ungenutzt ist. Je länger der Beobachtungszeitraum ist, desto bessere Entscheidungen können Sie treffen.

Nachdem wir das Totholz identifiziert haben, machen wir den ersten Schritt, um unsere Umwelt zu säubern, wir suchen weiter nach Möglichkeiten in etwas anspruchsvolleren Bereichen.

Eine Konsolidierung ist eine Gelegenheit, die Kosten für ungenutzte Lizenzen zu ermitteln und zu eliminieren. Die meisten Unternehmen haben inaktive Benutzer und nicht ausgelastete Server in ihren Büchern. Wenn Sie diese Informationen nutzen, können Sie mit wenig Aufwand eine Menge Geld sparen.

Das Auffinden und Beseitigen inaktiver DBs aus Ihrer Umgebung führt zu einer geringeren Serverauslastung. Die Konsolidierung mehrerer nicht ausgelasteter Server reduziert Lizenz-, Betriebs- und Verwaltungskosten.

Die Konsolidierung ist auch eine Gelegenheit, das Design Ihres Domino-Netzwerks zu überprüfen. Beispielsweise sollten Umgebungen, die vor 15 Jahren unter Berücksichtigung von Bandbreitenüberlegungen entworfen wurden, neu bewertet werden. Moderne Infrastrukturen könnten bereits wichtige Redundanzen oder Teile des Konzepts der Serverdezentralisierung überflüssig gemacht haben.

Viele Unternehmen entscheiden sich für hybride Umgebungen, in denen Anwendungen auf mehreren Lösungen laufen. Selbst wenn Domino eine strategische Anwendungsplattform bleibt, könnten bestimmte generische Dienste (z.B. Mail, Teamräume oder Dateibibliotheken) im Laufe der Zeit davon abgekoppelt werden. In einem solchen Migrationsszenario sind auch die Benutzeraktivitäten betroffen. Zusätzliches Einsparungspotenzial bei den Lizenzen entsteht und kann durch das Verständnis des Datenbankdesigns vorhergesagt werden.

Selbst wenn Sie derzeit nicht mit einem bestimmten Projekt beschäftigt sind, bietet das schnelle Tempo des Wandels in dynamischen Arbeitsumgebungen ständige Gelegenheiten, die IT-Gesamtausgaben durch eine kontinuierliche Überprüfung der Aktivitäten zu senken.

Das Konzept der Designvererbung wird während Ihrer gesamten Projektreise ein wichtiges Thema sein. Im zweiten Teil dieser Serie haben wir uns mit dem allgemeinen Thema und den Auswirkungen auf das Wachstum von Notes/Domino-Umgebungen beschäftigt. Design im Allgemeinen ist bei Migrations- und Modernisierungsprojekten von großer Bedeutung. Seine Bedeutung kann bereits in der Konsolidierungsphase beginnen.

Die Identifizierung von Datenbanken, die das Design von Standardvorlagen erben, ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Aus organisatorischer Sicht ist es vergleichsweise einfach zu verstehen, welchem Zweck sie dienen, auch ohne den Geschäftsprozess zu kennen, an dem sie beteiligt sind. Eine Dokumentenbibliothek wird zum Beispiel für den Austausch von Dateien, die Archivierung von Dokumenten oder ähnliches verwendet. Ganz gleich, ob sie in den Abteilungen Beschaffung, Controlling oder Fertigung eingesetzt werden. Es kann eine ziemliche Herausforderung sein, diesen Einblick in individuell entwickelte Anwendungen zu bekommen, wenn sich diese Anwendungen über Jahre hinweg weiterentwickelt haben. Das gilt vor allem dann, wenn Sie nicht nur ein oder zwei, sondern Hunderte oder Tausende von Produkten kaufen möchten.

Aus technischer Sicht ist es ungemein wertvoll zu wissen, welche technischen Funktionen solche Standarddatenbanken bieten. Sie wird einen Ausblick darauf geben, ob es machbar ist, sie über das Web zu nutzen oder sie auf mobilen Geräten verfügbar zu machen. Vor allem, da HCL viel in die Modernisierung der klassischen Vorlagen investiert, könnte das ein großer Gewinn für ein Modernisierungsprojekt sein. Auch bei der Migration kann es sehr profitabel sein, denn für die meisten Standardvorlagen gibt es ISVs, die Standardmigrationspfade zu anderen Plattformen anbieten. Sie können fast vom Umfang der manuellen Migrationsarbeiten ausgeschlossen werden, was wiederum verschiedene KPIs wie „aktive Benutzer“ oder „auf dem Server verwendete DBs“ beeinflusst. Wie auch immer Sie sich entscheiden, die Arbeit mit Standardanwendungen, die auf Vorlagen basieren, ist weitaus kostengünstiger als die Umwandlung von individuell entwickelten Anwendungen.

Lassen Sie uns diese Themen kombinieren und sie auf Ihr Konsolidierungsprojekt anwenden, um zusammenzufassen, wie Sie am besten von den Ergebnissen profitieren können. Wir können sogar eine kleine Checkliste erstellen, die Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Dinge führt, die Sie beachten müssen:

Aufgabe: Identifizieren Sie ungenutzte Anwendungen

Aufgabe: Identifizieren Sie Anwendungen anhand von Standardvorlagen

Aufgabe: Inaktive Benutzer identifizieren

Aufgabe: Identifizieren Sie nicht ausgelastete Server

Aufgabe: Überprüfen Sie das Domino-Netzwerkdesign

Nach dieser anfänglichen Konsolidierungsphase, wenn alles reduziert ist, die niedrig hängenden Früchte gepflückt sind und das Einsparungspotenzial bei den Lizenzkosten klar ist, übernehmen wir die Aufgaben, die zeit- und ressourcenintensiver sind. Hier wird der Unterschied zwischen Modernisierungs- und Migrationsprojekten noch deutlicher. Es ist aber auch der richtige Zeitpunkt, um die Berechnungen hinter Ihrem Business Case zu überprüfen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wird dieses Thema im letzten Blogbeitrag und Webinar dieser Serie behandelt.

Ganz gleich, um welches Projekt es sich handelt, es gibt einige strategische Informationen, die Sie immer benötigen. Zwei der wichtigsten Themen werden wir in unseren kommenden Blog-Beiträgen und Webinaren behandeln:

Die Fähigkeit, die Stakeholder einer Anwendung zu identifizieren, ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, über die Zukunft einer Anwendung zu entscheiden. Wir brauchen die Abteilungen oder Personen, die die Anwendung verwenden, um ihre Rolle im Geschäftsprozess zu verstehen. Wir müssen jedoch auch wissen, welche Abteilungen oder Standorte es verwenden, um die Kosten für unsere Modernisierungs- oder Migrationsbemühungen verteilen zu können.

Die meisten Ihrer Anwendungen werden von dem einen oder anderen Teil Ihrer Umgebung abhängig sein. Viele davon sind im Code selbst verankert: fest kodierte Server- oder Benutzernamen, IP-Adressen, externe Bibliotheken, Faxsysteme usw. Wir müssen wissen, wo diese Abhängigkeiten bestehen, welche Auswirkungen sie haben und wie sie am effizientesten behoben werden können, ohne Hunderte oder Tausende von Entwürfen überarbeiten zu müssen.

Von nun an wird sich der Kreis der Anwendungen, an denen wir arbeiten, ständig erweitern. Jeder Schritt wird kostenintensiver sein, und eine umsichtige Planung wird einen immer größeren Nutzen bringen.

Viele Unternehmen in aller Welt setzen seit Jahren auf HCL Notes/Domino*. Sie kennen die vielen Vorteile, die sich aus dieser Beziehung ergeben. Außerdem steht Notes/Domino im Mittelpunkt ihrer Prozesse und ihrer Arbeitsweise. Trotz alledem beginnen IT-Entscheidungsträger auf der ganzen Welt, sich eine Zukunft vorzustellen, in der Notes/Domino eine geringere oder gar keine Rolle mehr spielen könnte.

*ehemals IBM Notes/Domino