Wie sich Home Office auf die Collaboration auswirkt

Übersetzt aus dem Deutschen von Danny Klas
(mit [DE] gekennzeichnete Quellen führen zu deutschem Inhalt)

panagenda ist auf Analysen spezialisiert und kümmert sich um viele Probleme in Unternehmen jeder Größe. Ein besonders interessantes Thema ist das Home Office.

Drei Aspekte sind hier besonders wichtig:

Bereits 2015 gaben 42% der Befragten in einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IWD) [DE] in Köln an, dass sie durch die Digitalisierung und die damit verbundene Möglichkeit des Home Office produktiver sind.

Seit vielen Jahren scheint Home Office in allen möglichen Unternehmen auf der ganzen Welt ein Thema zu sein, das Hand in Hand mit einer funktionalen IT-Infrastruktur geht. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Collaboration hängt vor allem von der Kommunikationsebene ab und damit von der Vorbereitung der zugrunde liegenden Infrastruktur sowie von der Vorbereitung der Mitarbeiter, die diese nutzen.

Home Office ist eine Arbeitsform, die nicht nur mehr Freiheit, sondern auch mehr Flexibilität garantiert. Arbeitgeber, die Home Office anbieten, sind gefragter und haben damit einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen, die dies nicht anbieten. Vor allem in höheren Positionen und bei besonders qualifizierten Fachkräften kann es durchaus auch einen Innovationsschub für Unternehmen bedeuten.

Zusätzlich zu den Vorteilen bei der Personalbeschaffung gibt es auch nominelle Einsparungen bei den Pendelkosten, der Miete von Büroräumen und dem Energieverbrauch.

All dies bedeutet nicht automatisch, dass Home Office die Lösung für eine flexible und moderne Arbeitsumgebung ist. Eine grundlegende Basis für die Collaboration innerhalb des Unternehmens ist unerlässlich.

Wie können Mitarbeiter, die nur ihren eigenen Monitor vor sich haben, Teil eines Teams sein? Wie kann das Wissen innerhalb des Unternehmens verbreitet und genutzt werden? Vor allem über die Grenzen eines Teams oder einer Abteilung hinaus. In unseren Videos „Social File Sharing“, „Working Out Loud“, „Open Q&A“ und „Realizing Good Business Practices“ haben wir einige praktische Ansätze in dieser Hinsicht für Sie zusammengefasst .

Das bedeutet, dass neben klaren Regeln für die Arbeit von zu Hause aus auch eine geeignete virtuelle Plattform bereitgestellt werden muss, die es den Mitarbeitern ermöglicht, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Eine Studie von Johnson (et al. 2009) hat zum Beispiel herausgefunden, dass Mitarbeiter, die zu mehr als 90 % im Home Office arbeiten, weit weniger effizient oder produktiv sind. Das war allerdings 2009. Eine weitere IWD-Studie über Industrie 4.0 [DE] aus dem Jahr 2017 ergab, dass Technologie nicht mehr die Hauptquelle für Verbesserungen ist. Es ist ein Mangel an Verständnis und Erfahrung mit Prozessen bei Führungskräften und Mitarbeitern – was darauf hindeutet, dass die gesellschaftliche Akzeptanz sicherlich ein Thema ist, das nicht ignoriert werden sollte.

Social Intranet ist nur ein Teil eines größeren Ganzen, nämlich Enterprise Social Networks (ESN). Ein ESN wird nicht über Nacht aufgebaut, es ist jedoch eine lohnende Investition in die Zukunft. In einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2013 zum Thema Arbeiten in der digitalen Welt [DE] gaben rund 60% der Personalverantwortlichen an, dass sie glauben, dass Home Office die Kommunikation der Mitarbeiter behindern würde. Muss das so sein? Ist es nicht wahrscheinlicher, dass der strategische Einsatz von ESNs mit optimierten Prozessen und Regeln eine Grundlage für eine grenzenlose Collaboration garantiert? Prognosen für die Zukunft sind schwierig, aber die Trendanalyse bietet ein gewisses Maß an Gewissheit darüber, wohin die Reise gehen wird.

Soziale Unternehmensnetzwerke sind nicht mehr die neueste Idee, und so konnten wir die Entwicklung eines starren Intranets aus den neunziger Jahren zu einem dynamischen Arbeitsinstrument beobachten. Heutzutage ist es schwer vorstellbar, in einem Unternehmen ohne eine Art von Collaboration-Plattform zu arbeiten. Während andere Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Telefonanrufe ihre Berechtigung haben, erfüllt eine solche Plattform ganz andere Ziele [DE]. Es soll das Wissensmanagement automatisieren, indem es nicht nur Informationen speichert, sondern diese in Wissen und letztendlich in Weisheit umwandelt. In diesem Zusammenhang bezieht sich Weisheit auf die praktische Anwendung des theoretischen Wissens, das aufgezeichnet wurde. Dies würde es Verkäufern ermöglichen, Kundenszenarien auszutauschen und so einen gemeinsamen Wissenspool aufzubauen. Mehr über diese so genannte ‚DIKW-Hierarchie‘ können Sie hier lesen.

Die Stärke eines ESN liegt auch in der Tatsache, dass sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation möglich ist. Das bedeutet, dass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten oder sogar Zeitzonen unabhängiger und gleichzeitig enger zusammenarbeiten können, da die Möglichkeiten und Berührungspunkte vielfältiger sind und an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden können – ohne jedes Mal das Rad neu zu erfinden.

Lösungen wie IBM Connections oder Microsoft Office 365 standen bereits 2015 an der Spitze des „Magic Quadrant for Social Software in the Workplace“ von Gartner .

Das Wichtigste zuerst: Festlegung von Meilensteinen und Leistungsindikatoren (KPIs). Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, und vor allem der soziale Wandel braucht Zeit. Sie können diese Zeiten natürlich auf der Grundlage verschiedener Indikatoren minimieren. Zunächst einmal ist es wichtiger, Nutzer zu identifizieren, die andere Nutzer dazu ermutigen können, ebenfalls Inhalte zu teilen, als sich nur auf eine hohe Nutzungsdichte zu konzentrieren. Erst zu einem späteren Zeitpunkt ist es sinnvoll, Best Practices der aktivsten und effizientesten Teams, Communities oder Abteilungen zu teilen, um den Horizont der Use Cases des ESN zu erweitern.

Eine offene und transparente Arbeitsweise verhindert auch das Phänomen der Silos, bei denen Teams an verschiedenen Standorten nichts über Projekte mit gemeinsamen Aspekten wie Zielen oder Kunden erfahren. Wie finden Sie also diese Best Practices, insbesondere in einem großen Unternehmen?

Sie sammeln Daten und werten sie aus. Das scheint offensichtlich zu sein, aber ohne eine klare Übersicht können Sie schnell den Überblick verlieren. Die bereits erwähnte ‚Weisheitshierarchie‘ (DIKW) basiert nicht auf Informationen, sondern auf Daten. Rohdaten sind wichtig, da ohne sie weder Berichte noch weitere Insights erstellt werden können.

Home Office ist zwar nur eine Überlegung für ESNs, aber die Zahl der Unternehmen, die die Vorteile dieser Art von Collaboration erkennen, wächst. Im Vergleich zum Vorjahr konnte der Bitkom bei Unternehmen, die 2018 die Option Homeoffice anbieten, einen Anstieg von neun Prozent [DE] messen.

Um eine geeignete Infrastruktur so elegant und effizient wie möglich zu gestalten, kann man sich nicht nur auf sein Bauchgefühl verlassen. Sie müssen Daten auswerten, Maßnahmen ergreifen und diese dann auf der Grundlage definierter KPIs und gesetzter Ziele optimieren. Dieser Prozess des Analysierens, Überlegens und Optimierens wird in regelmäßigen Abständen wiederholt und trägt zu einer langfristig positiven Entwicklung bei.

Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unser Team oder hinterlassen Sie einen Kommentar in unserem Blog. Wir würden auch gerne hören, welche Erfahrungen Sie in Bezug auf Homeoffice, Social Adoption und Social Intranet oder ESNs gemacht haben.