Wie Microsoft Teams Bots helfen, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen

Chatbots in Microsoft Teams (auch bekannt als Microsoft Teams Bots) sind eine leistungsstarke Ergänzung für jede Unternehmensinfrastruktur. Im Grunde handelt es sich um eine App, mit der einfache und sich wiederholende Aufgaben von Benutzern wie Kundendienst- oder Supportmitarbeitern ausgeführt werden können. Interaktionen mit Bots können schnelle Fragen und Antworten oder komplexe Unterhaltungen sein. Sie können den Mitarbeitern helfen, sich schneller zurechtzufinden, mühelos Anfragen zu stellen und effektiver mit anderen Mitarbeitern zu kommunizieren.

Entdecken Sie, wie diese Bots Aufgaben automatisieren und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern können. Anhand von Business Use Cases und Expertenratschlägen erfahren Sie, wie Sie die Leistungsfähigkeit dieser Technologie nutzen können, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Wenn Sie noch keine Teams-Bots verwenden, nutzen Sie die hilfreichen Informationen und Best Practices in diesem Artikel, um sich auf den neuesten Stand zu bringen.

Das Beste an der Verwendung von Microsoft Teams ist, dass Sie bei der Zusammenarbeit mit anderen im Kontext bleiben können. Mit Microsoft Teams Bots können Sie dies auf die nächste Stufe heben, indem Sie direkt innerhalb der App mit einem Webdienst interagieren, ohne die App jemals verlassen zu müssen. Es ist wie ein persönlicher digitaler Assistent, nur besser! Bots, die auf der Microsoft Teams-Plattform aufgebaut sind, bieten eine Möglichkeit, andere Dienste und Workflows in den Kontext Ihrer aktiven Collaboration-Plattform einzubinden und zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie nicht zu verschiedenen Apps wechseln müssen, um Dinge zu erledigen, sondern einfach eine automatisierte Konversation mit dem entsprechenden Microsoft Teams-Bot führen können, der dann die Informationen für Sie an die App weitergibt. Das ist superpraktisch!

Bots in Microsoft Teams können Teil einer:

Die Nutzer interagieren mit den Bots über Text, interaktive Karten und Aufgabenmodule, und die Interaktionen können von einer einfachen Suchanfrage bis hin zu einer komplexen KI-gesteuerten Konversation reichen. Und da Teams ein Chat-basiertes Collaboration-Tool ist, machen Conversational Bots sehr viel Sinn – der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie mit einem Computer anstelle eines anderen Benutzers chatten.

Bots in Microsoft Teams sind vielseitig, sie können Teil einer größeren Anwendung sein oder als eigenständige Apps konzipiert werden. Die meisten Bots konzentrieren sich auf die Verbesserung der Produktivität und der Collaboration, indem sie häufig die Notwendigkeit des Kontextwechsels einschränken oder bestimmte Arbeitsabläufe und Aufgaben zwischen verschiedenen Personen und Systemen automatisieren.

Teams Bots werden in der Regel für die folgenden Funktionen eingesetzt:

Sie können einige Bots online bei Microsoft finden. Der Microsoft Teams App Store ist voll von Bots, die von anderen Unternehmen und Diensten veröffentlicht wurden, darunter ein Adobe Creative Cloud-Bot und ein Bot für Dynamics 365. In diesen Fällen können Sie, nachdem Sie den Bot installiert haben, direkt in Microsoft Teams mit ihm interagieren, um relevante Informationen zu erhalten, zu erfassen und zu übermitteln.

Diese intelligenten Assistenten können bei allem helfen, von der Planung von Besprechungen bis hin zur Beantwortung allgemeiner Fragen, was den Managern Zeit spart und die Produktivität der Mitarbeiter erhöht. Außerdem stehen sie rund um die Uhr zur Verfügung, so dass die Arbeitnehmer die Hilfe bekommen, die sie brauchen, wann immer sie sie brauchen. Mit den richtigen Bots können Ihre Mitarbeiter in Verbindung bleiben, unterstützt werden und produktiv sein, egal wo sie sind. Warum also nicht schon heute die Möglichkeiten erkunden?

In der modernen Arbeitswelt von heute ist die Optimierung interner Geschäftsprozesse der Schlüssel zur Förderung der Produktivität und zur Maximierung der Effizienz. Glücklicherweise hat Microsoft Teams eine robuste Plattform geschaffen, die es Unternehmen ermöglicht, Konversation und Arbeitsabläufe mithilfe von Bots zu verschmelzen. Durch die Einbindung von Bots in Ihre Geschäftsprozesse können Sie sich wiederholende Aufgaben schnell automatisieren und komplexe Arbeitsabläufe rationalisieren. Auf diese Weise können Sie nicht nur häufig gestellte Fragen beantworten, sondern auch Maßnahmen einleiten, die bisher einen manuellen Eingriff erforderten.

So kann ein Bot beispielsweise wichtige Informationen wie die jährliche Urlaubszeit eines Mitarbeiters liefern. Darüber hinaus können umsetzbare Anfragen, wie z. B. die Beantragung von Freizeit, durch den Wegfall manueller Aktualisierungen des HR-Systems vereinfacht werden. Stattdessen können Bots den gesamten Prozess, einschließlich der Genehmigungen, automatisieren und so die Aufgaben vereinfachen und eine nahtlose Benutzererfahrung schaffen.

Die Erstellung von Bots in Microsoft Teams macht es einfach, bestehende Systeme zu verbinden, um eine kohärentere und effizientere Arbeitsweise zu ermöglichen. Die Bots können Hilfestellung und Anleitung bieten, indem sie im Wesentlichen als Bindeglied fungieren und so einen viel reibungsloseren und leichter zu handhabenden Prozess schaffen.

Ein Bereich, in dem sich Bots besonders bewährt haben, ist der Kundenservice und der IT-Support. Mit der zunehmenden Beliebtheit von Kommunikationstools wie Microsoft Teams werden Administratoren und Helpdesk-Teams mit Anfragen überschwemmt. Um diese Flut von Anfragen zu bewältigen, setzen viele Unternehmen auf den Einsatz von Bots, die automatisch auf viele der häufig auftretenden Fragen und Probleme antworten können.

Der vielleicht populärste Bot-Typ in diesem Zusammenhang ist der „Help-Bot“, der viele der einfachen IT-Support-Aufgaben übernehmen kann, die in der Regel unkompliziert und leicht zu automatisieren sind. Durch den Einsatz eines Help-Bots zur Bearbeitung dieser Routineanfragen können IT-Teams wertvolle Zeit und Ressourcen freisetzen, um sich auf komplexere und dringende Probleme zu konzentrieren.

Ein wesentlicher Vorteil des Einsatzes von Bots für den IT-Support besteht darin, dass sie rund um die Uhr arbeiten können und den Nutzern zu jeder Tages- und Nachtzeit Unterstützung und Hilfe bieten. Dies macht sie zu einer idealen Ressource für Unternehmen und Organisationen mit verteilten Teams oder Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen. Darüber hinaus sind Bots hochgradig skalierbar, d. h. sie können eine unbegrenzte Anzahl von Anfragen und Anträgen bearbeiten, ohne überfordert zu werden oder Ausfälle zu erleiden.

Darüber hinaus haben sich Bots bei der Erleichterung der Kommunikation innerhalb von Online-Communities wie Teams-Gruppenchats und Channels zunehmend durchgesetzt. In Gruppenchats können Bots bei der Teamkoordination helfen, indem sie Fristen im Auge behalten, Aufgaben zuweisen und Teammitglieder an anstehende Meetings erinnern. Bots können auch dabei helfen, einen Teams Channel aufrechtzuerhalten und dafür zu sorgen, dass die Diskussionen konzentriert und themenbezogen bleiben.

In der Tat können Bots dazu verwendet werden, Gruppengespräche zu initiieren und an ihnen teilzunehmen. Wenn ein Bot @ -erwähnt wird, kann er relevante Informationen zu einem bestimmten Thema liefern oder eine bestimmte Aktion auf der Grundlage vorprogrammierter Regeln durchführen. Diese Befehle können von einfachen Aufgaben wie der Abfrage von Fälligkeitsterminen für Aufgaben bis hin zu komplexeren Aktionen wie der Durchführung von Audits für überfällige Aktivitäten reichen. Im Gegensatz dazu können proaktive Bots die Konversation überwachen und maßgeschneiderte Antworten und Vorschläge liefern, ohne dass sie dazu aufgefordert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Chat für alle Mitglieder zugänglich und interessant bleibt, unabhängig davon, ob sie mit dem Thema vertraut sind oder nicht.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Implementierung und Verwaltung von Bots in Gruppenchats eine sorgfältige Prüfung der Sicherheit und der Berechtigungen erfordert. Bot-Ersteller müssen sicherstellen, dass sie die ethischen und rechtlichen Richtlinien einhalten und die Nutzerdaten vor möglichen Verstößen schützen. Es ist auch wichtig, die Zustimmung der Nutzer einzuholen, bevor Bots in Gruppenchats integriert werden. Bot-Ersteller können den Implementierungsprozess unterstützen, indem sie geeignete Unterlagen und Schulungen bereitstellen und die Leistung des Bots überwachen, um auf auftretende Probleme oder Bedenken einzugehen.

Bots können Ihnen dabei helfen, Ihren Tag zu planen, schnell Informationen zu erhalten, Prozessabläufe zu starten und vieles mehr – und das alles, ohne Microsoft Teams zu verlassen. Wenn Sie bereit sind, mit Chatbots zu beginnen, können diese Best Practices und Tipps den Übergang erleichtern und eine erfolgreiche Bereitstellung gewährleisten.

Technische Entwickler betrachten die Programmierung in natürlicher Sprache in der Regel nicht als eine ihrer Stärken. Die Einrichtung von Chatbots kann also für den durchschnittlichen Entwickler eine gewisse Lernkurve darstellen. Das Wichtigste ist ein „Crash-Kurs“ in natürlicher Sprache, während man versucht, den Bot mit 5, 10 oder 15 verschiedenen Möglichkeiten, nach ein und derselben Sache zu fragen, zu bestücken.

Die Arbeitsabläufe im Hintergrund von Bots sind nicht wirklich etwas Neues. Wenn Sie z. B. einen Bot erstellen möchten, der Sie bei der Bereitstellung unterstützt, gibt es bereits eine Vielzahl von Bereitstellungsworkflows. Aber die Benutzer verwenden vielleicht nicht die gleichen Befehle wie die IT-Mitarbeiter. Ein echter Endbenutzer würde zum Beispiel nicht das Wort „Provision“ eingeben. Sie könnten stattdessen „create“ oder „make“ eingeben, und Ihr Bot muss verstehen, dass alle diese Optionen die gleiche Bedeutung haben. Ein Thesaurus könnte eine gute Investition für Ihre angehenden Bot-Entwickler sein.

Bots und KI können dazu beitragen, die Produktivität in bestehenden Arbeitsabläufen zu verbessern. Sie sollten sich jedoch nicht darauf verlassen, dass ein Chatbot die Akzeptanz eines neuen Tools bei den Nutzern von ganz allein fördert. Sie sollten kein Zuckerbrot sein, um Menschen zur Nutzung von Microsoft Teams zu bewegen.

Die Bereitstellung von Microsoft Teams ist ein viel größeres Unterfangen, das eine eigene, mehrgleisige Strategie für das Änderungsmanagement und die Benutzerakzeptanz erfordert. Wenn die Benutzer derzeit in SharePoint leben und Ihre SharePoint-Intranet-Homepage Tausende von Zugriffen pro Tag verzeichnet, sollten Sie überlegen, ob Sie den Bot dort platzieren, bis die Benutzer Microsoft Teams regelmäßiger nutzen.

Wenn Sie einen Bot einsetzen, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, was er kann und was nicht. Auch wenn sie leicht einzuführen sind, kann die einfache Einführung ein zweischneidiges Schwert sein. Viele Berater sind sich einig, dass die Wahrscheinlichkeit, einen Bot zu verlassen, viel größer ist als bei jeder anderen Art von Anwendung.

Eine Herausforderung für das Gesprächsformat ist seine Unsichtbarkeit. Sie können alles in das Chat-Feld eingeben; Sie wissen nicht unbedingt, wofür es ausgebildet ist, es sei denn, es wird Ihnen vorher gesagt. Die Menschen werden sich nicht an die Nutzung eines Chatbots gewöhnen, weil dieser von Haus aus unsichtbar ist.

Wie bei jeder Implementierung ist es für eine erfolgreiche Akzeptanz wichtig, die Endbenutzer frühzeitig über die Funktionen und Vorteile eines neuen Bots zu informieren und sicherzustellen, dass alle wissen, wann er eingeführt wird. So können Sie den neuen Bot besser in die Arbeitsabläufe integrieren und ihn zu einem unverzichtbaren Bestandteil der täglichen Routine machen. Ob bei der Beantwortung von Fragen oder bei der Erledigung alltäglicher Aufgaben – Bots in Teams sparen Ihnen und anderen Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wie ich in diesem Artikel gezeigt habe, gibt es viele Geschäftsfunktionen, die die Bot-Funktionen von Teams nutzen können. Die Einbindung von Bots in Ihre Geschäftsprozesse ist eine kluge Investition, die die Produktivität Ihres Unternehmens erheblich steigern kann. Die minimale Investition in die Automatisierung von Prozessen in Ihrer Microsoft Teams-Umgebung bringt enorme Vorteile und modernisiert die Interaktion mit internen Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern.

Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft Teams als Standardplattform für die tägliche Kommunikation und Collaboration verwendet, ist die Implementierung von Bots eine natürliche Erweiterung.

Unter den folgenden Links finden Sie weitere Informationen zur Entwicklung von Teams-Bots und Online-Demonstrationen, die sie in Aktion zeigen.

Erstellen eines Chatbots in Microsoft Teams in 10-Minuten

Schnellstart: Erstellen und Bereitstellen eines Power Virtual Agent Bot (How To Guide)

Beispielcode für einen Teams Chatbot

Demonstration: Erstellen eines Konversationsbots in Microsoft Teams