Warum Sie dem Lizenzmanagement für Microsoft 365 Priorität einräumen sollten

Die Ausgaben für Software steigen wieder und werden im Jahr 2021 voraussichtlich 506 Milliarden Dollar übersteigen. Mit der Umstellung von Softwarekäufen auf ein SaaS-Modell und der Weiterentwicklung von Cloud-Service-Angeboten wie Microsoft 365 ist der Druck auf IT-Gruppen, das Software Lifecycle Management (SLM) zu verbessern und die Kosten zu senken, exponentiell gewachsen. Howard Daws, Leiter der Software Lifecycle Services bei Insights, fand heraus, dass es schwierig ist, die aufgeblähten Software-Kosten in den Griff zu bekommen, und identifizierte als einen der Hauptschuldigen den Mangel an präzisen Datenanalysen.

Ein grundlegendes Ziel eines erfolgreichen SLM ist die Senkung der IT-Kosten. Da die Mitarbeiter jedoch ständig zwischen den Abteilungen wechseln und Berater/Praktikanten ständig kommen und gehen, ist die Komplexität des SLM in Unternehmen nicht leicht zu verstehen. Wie viel zahlen die Unternehmen also zu viel?

Ohne ein effektives SLM-Programm zur proaktiven Überwachung und Wiederverwendung von Lizenzen tendieren die Softwareausgaben dazu, Jahr für Jahr passiv um 8-10 Prozent zu steigen, wie SoftwareONE, ein großer Wiederverkäufer von Microsoft-Lizenzen, berichtet. Bei jährlichen SaaS-Software-Budgets in Millionenhöhe liegt es auf der Hand, warum Unternehmen sich intensiv um die Optimierung ihrer Lizenzbestände bemühen.

SLM bietet einen kosteneffizienten Rahmen, in dem Lizenzen (und die damit verbundenen Kosten) wiederverwendet werden können, um den Druck auf die IT-Budgets zu verringern. Diese Aufgaben sind jedoch manuell nur schwer zu bewältigen. Unternehmen benötigen automatisierte Tools, um ihre IT-Gruppen bei der Identifizierung inaktiver M365-Konten zu unterstützen, damit diese Lizenzen wiederhergestellt oder gegen kostengünstigere Lizenzen ausgetauscht werden können, wenn ihre Konten eingemottet und ihre Mailboxen stillgelegt werden.

Ein Unternehmen, das diese Art von proaktivem Inventar-Lizenzmanagement für Microsoft 365 einsetzt, benötigt nur minimalen Aufwand für überschüssige Lizenzen, da neue Lizenzen bei Bedarf schnell von Microsoft erworben werden können. Die Kunden, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass ihre Überzahlungen für Lizenzen hauptsächlich durch dieses Problem verursacht wurden, was dazu führte, dass sie durchschnittlich 11 % mehr Lizenzen in ihrem Bestand hatten .

Ein weiterer Use Case, über den die von uns befragten Kunden berichteten, betraf Zusatz- und Speziallizenzen für Microsoft-Produkte. Diese Anwendungen sind nicht Teil eines Software-Paketmodells in M365, wie die kommerziellen E1-, E3- und E5-Lizenzpakete, sondern werden als eigenständige Anwendungen wie PowerBI Pro verkauft. Durch die Nutzung detaillierter Nutzungsanalysen für jedes Konto ist es möglich, diejenigen Endbenutzer zu identifizieren, denen diese speziellen Lizenzen zugewiesen wurden, die aber seit über 60 Tagen nicht mehr auf die entsprechenden Software-Anwendungen zugegriffen haben. Die Organisationen, mit denen wir gesprochen haben, gaben an, dass mehr als 4 % ihrer überhöhten Lizenzzahlungen auf dieses Problem zurückzuführen sind. Anstatt diese ungenutzten Speziallizenzen zurückzuziehen und wiederzuverwenden, kauften sie weitere von Microsoft, wenn eine Abteilung sie anforderte.

Die Unterstützung eines erfolgreichen SLM-Programms kann sehr komplex sein, und es ist unglaublich schwierig, Ihre Umgebung ohne die Datenanalyse zu optimieren, die die notwendigen Insights liefert. Microsoft hat dies mit seinen kostenlosen Verwaltungstools nicht einfach gemacht. Stattdessen haben sie die Verwirrung durch weitere Produktpakete und Software-Lizenzpakete vergrößert. IT-Organisationen unterstützen heute eine Vielzahl von M365-Lizenzierungsplänen, die den verschiedenen Aufgabenbereichen in den Geschäftsbereichen entsprechen. Infolgedessen gibt es immer wieder Probleme bei der ordnungsgemäßen Verteilung der Lizenzen und bei der Überwachung der Lizenzen für die Wiederernte. Unternehmen, die SLM proaktiver betreiben, die Wiederherstellung von Lizenzen automatisieren und ein striktes Steuermodell in Bezug auf Überabonnements beibehalten wollen, benötigen eine robustere Datenanalyselösung wie OfficeExpert, die ihnen dabei hilft.

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