Suchen Sie nicht länger nach den Besitzern Ihrer Anwendung
Sind Sie an einem Projekt beteiligt, in dem Sie über die Zukunft Ihrer Notes/Domino-Anwendungen entscheiden und nach Anwendungseignern suchen? Wenn ja, dann wissen Sie, dass dies eine gewaltige Aufgabe ist, bei der die von Ihnen getroffene Entscheidung Auswirkungen auf Ihr gesamtes Unternehmen haben wird.
Es kann unmöglich erscheinen, die Informationen zu finden, die Sie benötigen, um faktenbasierte Entscheidungen zu treffen. Bei den meisten Unternehmen ist die Anzahl der Anwendungen in der Notes-Umgebung enorm und über Jahre oder sogar Jahrzehnte gewachsen. Da sich Geschäftsstrukturen und -prozesse ändern, sind Anwendungen, die vor 10 Jahren wichtig waren, heute vielleicht nicht mehr relevant. Die ursprünglichen Benutzer der Anwendung sind weitergezogen. Es ist oft unmöglich zu wissen, wer eine bestimmte Anwendung ursprünglich in Auftrag gegeben hat und wer, wenn überhaupt, sie derzeit nutzt.
Viele Projektmanager versuchen in dieser Situation, die Eigentümer der Anwendung zu finden. Die Logik ist, dass dies die Personen oder Abteilungen sind, die die Anwendung kennen. Sie sollten in der Lage sein, über die Zukunft ihrer Anwendungen zu entscheiden. Als Eigentümer werden ihnen möglicherweise auch die Kosten für die Projektentwicklung zugewiesen, die mit ihrer Bearbeitung verbunden sind. Leider sind die Eigentümer der Anwendungen oft schwer zu finden, und wenn Sie sie finden, sind sie oft nicht sehr hilfreich.
In Teil #4 unserer Serie wollen wir einen besseren Weg erkunden, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.
Die Besitzer sind schwer zu finden und können Ihnen wahrscheinlich nicht helfen.
Wie finden Sie die Eigentümer Ihrer Anwendungen? Was ist, wenn es diese Abteilung nicht mehr gibt oder der ursprüngliche Besitzer das Unternehmen verlassen hat?
Selbst wenn Sie den Namen der Person oder der Abteilung, die den Antrag ursprünglich in Auftrag gegeben hat, in alten Aufzeichnungen finden können, haben Sie keine Garantie, dass dies Ihr Problem löst. Geschäftsprozesse können sich geändert haben. Diese Abteilung verwendet die Anwendung vielleicht nicht mehr, aber eine andere Abteilung schon.
Wer sind die Stakeholder Ihrer Anwendung?
Stakeholder von Anwendungen sind die Personen, die eine Anwendung derzeit nutzen und einen Nutzen daraus ziehen. Wenn Sie die folgenden Fragen beantworten können, werden Sie wissen, wer sie sind:
- Wer sind die Hauptnutzer?
- Zu welchen Abteilungen gehören sie?
- Wo befinden sie sich?
- Wer erstellt heutzutage noch Inhalte in der Anwendung?
- Wer konsumiert diese Inhalte?
Die Antworten auf diese Fragen sind viel aussagekräftiger, als den Namen eines Abteilungsleiters oder Entwicklers von vor 10 Jahren zu kennen.
Wenn Sie Ihre Stakeholder kennen, wissen Sie auch, woran Sie sind:
- Wer ist von den Änderungen betroffen, die Sie an einer Anwendung vornehmen?
- Wie werden sie davon betroffen sein?
- Wen sollten Sie konsultieren, bevor Sie mit den Änderungen beginnen?
- Wer profitiert von der Arbeit, die Sie leisten?
Stärken und Schwächen der traditionellen Ansätze
Hier sind vier potenzielle Quellen, um Ihre Interessenvertreter für die Bewerbung zu finden. Jede hat Vor- und Nachteile.
- Datenbank ACL
Dies ist oft die erste Anlaufstelle für viele Unternehmen. Sie hat den Vorteil, dass sie für alle Anwendungen ohne zusätzliche Konfiguration oder Softwareinstallation durchgängig verfügbar ist. Außerdem sind die Daten von ACLs relativ einfach zu erfassen und zu verarbeiten. Leider gibt es zahlreiche Nachteile, die zu fehlerhaften Annahmen führen können. Es besteht das Risiko, dass die ACL veraltete Informationen enthält. Zugriffsrechte zu haben, bedeutet nicht, dass man sie auch tatsächlich nutzt. Es ist selten möglich zu wissen, warum jemand in einem ACL ist. Die Einfachheit der Nutzung wird durch die Oberflächlichkeit der Informationen, die es bietet, aufgewogen. - Benutzerdefinierter Datenbankbestand
Viele Unternehmen haben ihre eigenen Anwendungen entwickelt, um Informationen über Datenbanken, Eigentümer, Kostenstellen usw. zu sammeln und zu pflegen. Wenn diese gut gepflegt sind, können sie Ihnen einen einfachen Zugang zu sehr nützlichen Informationen bieten. Wenn sie jedoch nicht gut gepflegt werden, können die Informationen veraltet oder falsch sein. Wenn Sie das Glück haben, Zugang zu einem solchen Inventar zu haben, woher wissen Sie dann, ob die darin enthaltenen Informationen korrekt sind? Auch hier besteht die Gefahr, dass Sie fehlerhafte Daten für wichtige Entscheidungen verwenden. - Metadaten zum Inhalt
Dokument-Metadatensätze sind eine weitere mögliche Informationsquelle. Felder wie „zuletzt geändert von“ können sehr aufschlussreich sein, wenn es darum geht, zu entscheiden, wer die Beteiligten oder Ersteller von Inhalten sind.
Obwohl diese Felder verlässliche Quellen für genaue Informationen sind, ist es schwierig, sie zu sammeln und über mehrere Repliken hinweg zu kombinieren. Sie sind auch darauf beschränkt, nur die Redakteure zu enthüllen. Notes speichert den letzten Leser nicht. Sie werden kein genaues Bild von allen Empfängern der Anwendung haben. Ohne diese Informationen können Sie die potenziellen Auswirkungen Ihrer Entscheidungen nicht vollständig verstehen. - Benutzeraktivität
Schließlich können Sie die Nutzung aus verschiedenen Quellen wie log.nsf oder die von der Datenbank selbst protokollierten Benutzeraktivitäten erfassen. Wenn die Daten über einen angemessenen Zeitraum gesammelt werden, ist die Qualität der Daten hoch und sie basieren auf den tatsächlichen Nutzeraktivitäten. Sie können auch zwischen Lese- und Schreibaktivitäten unterscheiden und zwischen Notes Client- und Web-Nutzung differenzieren. So können Sie die bestmöglichen Entscheidungen treffen, da Sie eine sehr gute Vorstellung davon haben, wer die Ersteller und Konsumenten von Inhalten sind und wie sie die Anwendung nutzen. Es ist jedoch nicht trivial, Informationen zu sammeln und über mehrere Replikate hinweg zu kombinieren. Die Hürde ist jedoch wesentlich niedriger als die für die Erfassung von Inhaltsmetadaten. Daher sehen wir die Benutzeraktivität als die vielversprechendste Datenquelle an. Es ist ein guter Kompromiss zwischen der Qualität der Informationen, die Sie erhalten, und dem Aufwand, den Sie für die Beschaffung der Informationen betreiben müssen.
Eine bessere Möglichkeit, Ihre Interessengruppen zu finden
Wenn Sie mit Daten aus nutzungsbasierten Quellen wie Benutzeraktivitäten und Inhaltsmetadaten arbeiten, stehen Ihnen eine Reihe von KPIs zur Verfügung. Nicht alle davon gelten für jede Datenquelle, aber im Allgemeinen sind sie sehr hilfreich, wenn Sie Entscheidungen auf der Grundlage von Zahlen treffen wollen. Nehmen Sie also das, was aus der von Ihnen gewählten Quelle verfügbar ist.
Wenn Sie sich die Dokumente Lesen/Schreiben ansehen, können Sie sich schnell einen Überblick über die Aktivitäten verschaffen. Sie können zwischen Inhaltserstellern und Konsumenten unterscheiden. Dies sind die Leute, die den Wert der Anwendung für das Unternehmen verstehen. Sie sind diejenigen, die von Ihren Entscheidungen betroffen sein werden, und es wäre klug, sie zu konsultieren, bevor Sie sich eine Meinung bilden. Wenn Sie wissen, wer von einer Anwendung profitiert, können Sie außerdem die Projektkosten entsprechend zuordnen.
Werfen Sie auch einen Blick auf die Sitzungen/Transaktionen, um zu verstehen, wie sich Ihre Entscheidungen auf die Serverlast auswirken werden. Dies hat direkte Auswirkungen auf Ihr Konsolidierungspotenzial, das wir in Kapitel 3 dieser Serie besprochen haben.
Es ist nicht nur wichtig zu wissen, wer eine Anwendung nutzt, sondern auch, wie viele Personen eine Anwendung nutzen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Nutzung über einen bestimmten Zeitraum verfolgen können. Wird die Anwendung mehr oder weniger populär? Wird es nur einmal im Jahr verwendet, aber für etwas, das geschäftskritisch ist? Welche Abteilungen nutzen die Anwendung anteilig am meisten?
Mit Stakeholdern erzielen Sie bessere Ergebnisse
Sobald die Daten gesammelt und die Berechnungen durchgeführt wurden, ist es an der Zeit, diese Informationen für Sie zu nutzen.
Wenn Sie Ihre Stakeholder und deren Anwendungsnutzungsmuster kennen, können Sie die Geschäftsbereiche identifizieren, mit denen Sie über die Zukunft der einzelnen Anwendungen sprechen müssen. Sie können Ihnen sagen, welchen Wert eine Anwendung für ein Unternehmen hat. Sie werden wissen, welche Auswirkungen eine Änderung dieser Anwendung auf ihre Fähigkeit hat, ihre Aufgaben zu erfüllen.
Sie werden auch in der Lage sein, die Projektkosten, die den Geschäftsbereichen für die von ihnen genutzten Anwendungen entstehen, aufzuteilen und zu diskutieren. Sie werden in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob eine Anwendung genug Wert generiert, um die Kosten für ihre Pflege zu rechtfertigen. Sie verfügen über eine logische, evidenzbasierte Methode, mit der Sie erklären können, warum den Abteilungen Kosten zugewiesen werden und wie diese Kosten entsprechend dem von ihnen erzielten Nutzen zugeordnet werden.
Durch die Einbeziehung der Anwendungsbenutzer in den Entscheidungsprozess wird sichergestellt, dass die Bedürfnisse des Unternehmens vollständig berücksichtigt und in Ihr Projekt einbezogen werden. Das Projekt wird effizienter sein. Die Ergebnisse werden besser sein, und die betreffenden Geschäftsbereiche werden die Notwendigkeit und die Logik, die zur Bestimmung der Zukunft ihrer Anwendungen verwendet wird, verstanden haben.
Nächster Teil unserer Serie
Die meisten Ihrer Anwendungen werden von dem einen oder anderen Teil Ihrer Umgebung abhängig sein. Viele davon sind im Code selbst verankert: fest kodierte Server- oder Benutzernamen, IP-Adressen, externe Bibliotheken, Faxsysteme usw. Wir müssen wissen, wo diese Abhängigkeiten bestehen, welche Auswirkungen sie haben und wie sie am effizientesten behoben werden können, ohne Hunderte oder Tausende von Entwürfen überarbeiten zu müssen.
Fortschrittsberichte. Sie sind Teil eines jeden Projekts und es macht keinen Spaß, sie zu produzieren. Es sind nicht nur Ihre Fortschritte, die Sie teilen müssen. Außerdem müssen Sie die Projektteams mit den Daten versorgen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es ist schwer zu koordinieren und es hört nie auf. Aber Fortschrittsberichte können Ihr Freund sein, wenn Sie über den Erfolg berichten!
Von nun an wird sich der Kreis der Anwendungen, an denen wir arbeiten, ständig erweitern. Jeder Schritt wird kostenintensiver sein, und eine umsichtige Planung wird einen immer größeren Nutzen bringen.
Viele Unternehmen in aller Welt setzen seit Jahren auf HCL Notes/Domino*. Sie kennen die vielen Vorteile, die sich aus dieser Beziehung ergeben. Außerdem steht Notes/Domino im Mittelpunkt ihrer Prozesse und ihrer Arbeitsweise. Trotz alledem beginnen IT-Entscheidungsträger auf der ganzen Welt, sich eine Zukunft vorzustellen, in der Notes/Domino eine geringere oder gar keine Rolle mehr spielen könnte.
*ehemals IBM Notes/Domino
