Sicheres Navigieren in Ihren Domino-Projekten mit Vertrauen

Viele Unternehmen in aller Welt setzen seit Jahren auf HCL Notes/Domino*. Sie kennen die vielen Vorteile, die sich aus dieser Beziehung ergeben. Außerdem steht Notes/Domino im Mittelpunkt ihrer Prozesse und ihrer Arbeitsweise. Trotz alledem beginnen IT-Entscheidungsträger auf der ganzen Welt, sich eine Zukunft vorzustellen, in der Notes/Domino eine geringere oder gar keine Rolle mehr spielen könnte.

Weg #1 von 7 neuen Wegen zur Bewältigung Ihrer Herausforderungen bei der Migration von Domino-Anwendungen

Dies ist der erste von sieben Blog-Beiträgen, die sich mit Ihren größten Herausforderungen bei der Notes/Domino-Migration befassen. Die realen Lösungen, die wir Ihnen anbieten, gibt es bei keiner anderen Quelle.

Sie werden lernen, wie ein neuer Ansatz für die Datenanalyse und -präsentation Ihre Fähigkeit revolutionieren kann, die komplexesten Domino-Projekte zu vereinfachen und sie effizient, pünktlich und im Rahmen des Budgets zu liefern.

Die Motivation hinter dieser Serie ist es, Ihnen zu helfen, auf dem Kamm der technologischen Erfolgswelle zu reiten.

In vielen Unternehmen ist die Notes/Domino-Umgebung über Jahrzehnte organisch gewachsen. Sie ist tief in die Geschäftsprozesse eingebettet und stellt eine große Investition in die Anwendungslandschaft dar. In den 90er Jahren erstellten viele Nicht-Programmierer ihre eigenen Anwendungen mithilfe von Vorlagen. Sie haben sogar das Design und die Funktionalität ohne Codierung geändert. Heute spricht man von Bürgerentwicklern, die wenig oder gar nicht programmieren. Unabhängig von der Bezeichnung war das Ergebnis, dass die Zahl der Datenbanken/Anwendungen in die Höhe schoss, als immer mehr Vorlagen verfügbar wurden.

Der Markt zeigt, dass in den letzten Jahren bereits viele Unternehmen von Notes/Domino auf Microsoft Outlook oder Office 365 umgestiegen sind. Andere sind gerade dabei, dies zu tun. In vielen Fällen ist die Entscheidung für eine Migration eine strategische Entscheidung, die nicht durch technische Probleme oder fehlende Funktionen bedingt ist.

Microsoft sagt und unsere Erfahrung bestätigt, dass die Migration von Mail in der Regel ein unkomplizierter Prozess ist. Es gibt verschiedene Tools auf dem Markt, die Ihnen bei der Planung und Ausführung helfen können.

Die Migration von Anwendungen ist viel komplexer. Die meisten Unternehmen entwickeln bereits seit Jahren Anwendungen. Es kann Zehntausende von Anträgen geben, die bearbeitet werden müssen. Sie sind alle einzigartig und haben spezifische Anforderungen. Wie wertvoll sind sie für das Unternehmen? Wie häufig werden sie verwendet? Von wem werden sie verwendet? Wie komplex ist der Code? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie beantworten müssen. Da wir im Laufe der Jahre mit Hunderten von Kunden zusammengearbeitet haben, wissen wir, wie schwierig es sein kann, das interne Fachwissen zu finden, um schnell und einfach präzise Antworten für die gesamte Organisation zu liefern.

Darin liegt die eigentliche Herausforderung. Sie wird daher von den Microsoft-Befürwortern oft als genauso einfach zu implementieren abgetan wie die Mail-Migration. Leider ist es alles andere als das.

Für die meisten Unternehmen ist Note/Domino so tief in ihre Systeme und Prozesse eingebettet, dass ein vollständiger Ersatz aller Domino-Anwendungen viele Monate und oft sogar Jahre dauern würde. Ein intensiver Einsatz von Zeit, Menschen und Geld könnte den Prozess verkürzen. Wie wir wissen Sie wahrscheinlich, dass selbst einige der größten Unternehmen mit den tiefsten Taschen mehr als 10 Jahre gebraucht haben, um ihre gesamte Notes/Domino-Infrastruktur abzuschaffen.

Wenn Sie von Anfang an die richtigen Antworten auf die richtigen Fragen haben und in der Lage sind, auf diese wichtigen Informationen in einem zentralen Repository zuzugreifen, legen Sie den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Mit diesen Informationen können Sie schnell einen genauen Migrationsplan entwickeln, der den Zeit-, Ressourcen- und Kostenaufwand für das Projekt minimiert.

Wenn Sie es richtig anpacken, können Sie den Konflikt zwischen dem Wunsch, Notes bis zum Ende des Jahres einfach loszuwerden, und der tatsächlichen Implementierung durch die Projektmanager, Domino-Administratoren, Entwickler und IT-Manager ausgleichen.

Der erste Schritt besteht darin, die Größenordnung des Projekts zu verstehen:

Viele dieser Fragen müssen ständig gestellt werden und die Antworten werden sich im Laufe der Zeit ändern, wenn das Projekt fortschreitet und sich die Umstände ändern.

Wie bereits erwähnt, verfügen viele Unternehmen über wenig oder gar kein internes Fachwissen, das ihnen helfen könnte, die Komplexität eines Migrationsprojekts zu bewältigen. Dies veranlasst sie, externe Berater hinzuzuziehen, die dafür bezahlt werden, die bestehende Umgebung zu prüfen, Antworten auf die oben genannten Fragen zu liefern und einen Projektplan zu erstellen.

Die Vorteile eines solchen Ansatzes scheinen klar auf der Hand zu liegen. Die Migration wird von Experten mit viel Erfahrung durchgeführt. Diese Expertise sollte den Umfang des Projekts verringern, das Fehlerpotenzial bei der Implementierung reduzieren und Kosten sparen.

Schauen Sie jedoch etwas genauer hin, und die Vorteile könnten die Nachteile durchaus überwiegen.

Der offensichtlichste Nachteil ist, dass diese Projekte langwierig sind und sich die Kosten für externe Berater im Laufe der Zeit oft summieren.

Weniger offensichtlich ist die Neigung von Beratungsunternehmen, Projekte zu verlängern, anstatt sie zu verkürzen.

Sie werden in der Voruntersuchungsphase des Projekts oft ihre eigenen Software-Tools verwenden, um Antworten auf die oben genannten Fragen zu finden. Wenn das Projekt beendet ist, gehen die Software und der Zugriff auf diese Daten mit ihnen.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass sie Zugang zu den sensibelsten Daten ihrer Kunden haben.

Sobald sie einen Migrationsplan entwickelt haben, werden sie oft mit der Implementierung beauftragt. Auf diese Weise erwerben sie ein tiefes Verständnis für das Design und die Funktion der neuen Umgebung. Wenn das Projekt endet, geht dieses Wissen verloren und es gibt niemanden im Unternehmen, der über dieses Fachwissen verfügt.

Gibt es einen alternativen Ansatz? Gibt es für Sie eine einzige Informationsquelle, die einfach zu nutzen, umfassend, genau und unvoreingenommen ist? Gibt es eine Möglichkeit, diese Informationen unabhängig und kontinuierlich zu gewinnen, ohne einen Haufen teurer externer Berater hinzuzuziehen?

Zum Glück gibt es das.

iDNA Applications ist eine neue Software, die Sie bei einem der herausforderndsten IT-Projekte Ihrer Karriere unterstützen soll – der Migration von einer seit langem etablierten Notes/Domino-Umgebung.

Im Dashboard Umgebungsübersicht sehen Sie ein Diagramm der gesamten Notes/Domino-Umgebung – der Ausgangspunkt für Ihre Analyse. Sie können das Potenzial für eine Umfangsreduzierung schnell ermitteln, indem Sie die Informationen zu den bereitgestellten Datenbanken mit den berührten Datenbanken vergleichen.

Sehen Sie sich nun das Dashboard ‚Scope Focus Funnel‘ an. Hier finden Sie eine übersichtliche grafische Darstellung des Potenzials für die Reduzierung des Umfangs. Jeder Abschnitt des Trichters beschreibt für Sie den Prozess zur Eliminierung von Anwendungen, die nicht migriert werden müssen. Außerdem können Sie in der oberen rechten Ecke schnell das Potenzial für die Reduzierung des Umfangs in Prozent sehen.

Es hat sich gezeigt, dass die kombinierte Wirkung der Eliminierung dieser Faktoren in Ihrem Projekt die Projektgröße um bis zu 90% reduziert!

Dies ist ein schneller Gewinn für Sie, und er ist gewaltig. Stellen Sie sich die Einsparungen an Zeit, Kosten und Ressourcen vor, wenn Sie den Projektumfang auf 10% des ursprünglichen Umfangs reduzieren.

Bestimmte Anwendungen wie System-DBs und Maildateien sind keine geeigneten Kandidaten für die Migration. Diese werden automatisch aus Ihrem potenziellen Migrationsuniversum ausgeschlossen. Die übrigen Bewerbungen werden dann für Sie analysiert. Sie können die Komplexität der Programmierung und die Ähnlichkeiten erkennen. Mit diesen Informationen wissen Sie, wie Sie Ihre Programmierressourcen am effizientesten einsetzen können. Beliebte, komplexe Anwendungen werden mehr Zeit und Ressourcen für die Migration benötigen. Andere Anwendungen können einfach und schnell mit einer minimalen Investition erledigt werden. Außerdem können Anwendungen konsolidiert werden, so dass Sie den Umfang der Migration noch weiter reduzieren können. Wenn Sie wissen, welche Anwendungen schnell migriert werden können, haben Sie einen weiteren schnellen Gewinn erzielt.

Zusätzlich zu diesen beiden Vorteilen können Sie die Ressourcen Ihrer Programmierer effizient einsetzen. Sie haben die Mitarbeiter, die Sie brauchen, wo Sie sie brauchen, um diese komplexen Anwendungen rechtzeitig zu bearbeiten.

Projekte wie diese sind teuer und sie sind hochkarätig. Wie würden Sie es finden, wenn Sie vorschlagen könnten, einen Teil der Kosten durch die Eliminierung ungenutzter Lizenzen auszugleichen? Es ist ganz einfach! Die Informationen, die Sie benötigen, um die Nutzung durch den Endbenutzer zu überwachen, stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Ungenutzte Lizenzen können storniert oder besser zugeteilt werden.

Mit dem Dashboard Benutzeraktivitätsübersicht können Sie schnell und einfach sehen, wie aktiv die Endbenutzer mit den Anwendungen arbeiten. Mit diesem Wissen ist es eine einfache Entscheidung, ungenutzte Lizenzen entweder umzuverteilen oder zu stornieren, um den Wert, den Ihr Unternehmen aus seinen Lizenzausgaben zieht, zu maximieren.

Wenn jemandem die liebgewonnenen Notes/Domino-Anwendungen entzogen werden, kann dies eine heikle Angelegenheit sein und echte Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Deshalb werden die Eigentümer der Anwendungen für Sie ermittelt. Sie können den Weg Ihrer Migration ebnen, indem Sie im Voraus auf sie zugehen und mögliche Hindernisse aus dem Weg räumen, bevor sie entstehen.

Sie können diese Informationen auch nutzen, um die Projektkosten rationell zu verteilen. Komplexe Anwendungen erfordern mehr Ressourcen und damit auch mehr Kosten für die Migration. Da Sie den Eigentümer kennen und die Nutzung sehen können, können Sie erkennen, wer von der Migration der einzelnen Anwendungen profitiert, und Sie können die Kosten entsprechend anteilig zuweisen.

Wer möchte nicht in der Lage sein, seine Projekte einfacher, kleiner, schneller und billiger zu machen? Wer wünscht sich nicht ein größeres Budget, zum Beispiel in Form von geringeren Lizenzkosten?

Alles beginnt damit, dass Sie die Werkzeuge zur Hand haben, mit denen Sie schnell und einfach die benötigten Antworten an einem Ort finden. Von hier aus können Sie die bestmögliche Strategie entwickeln, um Ihr Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets zu liefern und von den folgenden Vorteilen zu profitieren:

Mit den Antworten auf diese Fragen gewappnet, besteht der nächste Schritt darin, die verschiedenen Zielszenarien für das Projekt zu betrachten. Viele Unternehmen beginnen mit dem Plan, die Plattform bis zu einem bestimmten Datum vollständig zu verlassen. Unsere Erfahrung mit vielen unserer Kunden hat gezeigt, dass solche Pläne fast garantiert scheitern.

Die ‚gesündesten‘ Projekte, die unsere Experten beobachtet haben, waren diejenigen, bei denen eine schrittweise Konsolidierung über mehrere Jahre erfolgte. Sie werden durch eine geplante Koexistenzumgebung unterstützt, die kontinuierlich schrumpft, wenn geschäftskritische Anwendungen ersetzt werden. Diese Umgebung kann sogar von einem Cloud-Anbieter gehostet werden, um die Lizenz- und Betriebskosten zu minimieren und ein „Altersruhesitz“ für Anwendungen zu werden, deren Migration oder Modernisierung wirtschaftlich nicht zu rechtfertigen ist.

Keine Führungskraft möchte hören, dass es Jahre dauern wird, die Notes/Domino-Anwendungsplattform zu verlassen. Es ist jedoch der sicherste Weg, um negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren und eine Reihe von verpassten Terminen aufgrund von Projekten zu vermeiden, die mit zu vielen unbekannten Größen geplant wurden.

* ehemals IBM Notes/Domino