Reduzieren Sie Ihre IT-Kosten mit einer bedarfsgerechten und endbenutzerorientierten Strategie zur Hardware-Aktualisierung

Jede IT-Abteilung weiß, dass es immer ein Stück Hardware gibt, das ersetzt werden muss – sei es ein Server, ein Drucker oder der Laptop eines Mitarbeiters. Aber wie entscheidet die IT-Abteilung, WANN ein Upgrade durchgeführt wird? Es gibt keine in Stein gemeißelten Anweisungen, aber herkömmliche Hardware-Aktualisierungszyklen finden normalerweise alle drei bis fünf Jahre statt. Dies ist historisch bedingt:

Diese Annahmen sind heute unzutreffend. Sie erzwingen eine willkürliche Entscheidung für teure Hardware-Aktualisierungszyklen auf der Grundlage eines Kalenderdatums. Die Entscheidung sollte jedoch datengestützt sein und auf den tatsächlichen Bedürfnissen des Endnutzers basieren.

Es gibt einen besseren, moderneren Weg, Hardware-Aktualisierungszyklen zu planen: durch den Einsatz einer Digital Experience Monitoring (DEM) Lösung. Durch die Analyse der Geräteleistung der einzelnen Benutzer können IT-Abteilungen sicherstellen, dass die Benutzer neue Geräte erhalten, die sie tatsächlich benötigen, und zwar genau dann, wenn sie sie benötigen. Durch die Anwendung dieser ‚ bedarfsorientierten‘ Beschaffungsstrategie können Sie die IT-Kosten senken, indem Sie die Ausgaben für Hardware um weitere 1-2 Jahre hinauszögern.

Bei einer bedarfsorientierten Beschaffungsstrategie werden die Geräte nicht mehr nach einem willkürlichen Zeitplan erneuert. Es stützt sich auf die Telemetriedaten der einzelnen Geräte, um den tatsächlichen Bedarf des Nutzers zu ermitteln. Auf diese Weise kann der IT-Betrieb feststellen, ob das Gerät für die tägliche Arbeit noch akzeptable Parameter für die digitale Erfahrung erfüllt. Wie sieht das mit den IT-Kosteneinsparungen aus?

Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern vor. Wenn die ursprüngliche Hardwarebeschaffung in Zyklen erfolgt, können wir davon ausgehen, dass 25 % der Endnutzer alle vier Jahre ein Upgrade benötigen, was bedeutet, dass jedes Jahr 2.500 neue Geräte auf den Markt kommen.

Geschätzte Kosten für ein neues Gerät = $1.000 (USD)

Jährlich neu beschaffte Geräte = 2.500

Jährliche Kapitalkosten = 2,5 Millionen Dollar

Dies ist keine kleine Budgetüberlegung für IT-Ausgaben. Wenn Sie diese Kosten jedes Jahr um mindestens die Hälfte hinauszögern, kann Ihr mittelständisches Unternehmen mehr als 1 Million Dollar in andere Initiativen investieren, z. B. in die Verbesserung der Cybersicherheit oder die Aufrüstung von Videokonferenzräumen.

Sie wollen die IT-Kosten senken. Wo soll man anfangen? Bei jeder bedarfsorientierten Beschaffungsstrategie beginnt man mit der Bewertung des aktuellen Geräts des Benutzers, unabhängig davon, wo er arbeitet, und stellt fest, ob es die für seine Arbeit erforderlichen Aufgaben erfüllen kann. Sie müssen die Ressourcen des Geräts bei intensiver Nutzung und die Anforderungen der regelmäßigen Arbeitstätigkeiten des Benutzers bewerten. Die Überwachung von Echtzeit-Kommunikationsanwendungen wie Microsoft Teams kann sehr hilfreich sein – sie belasten die Computer am meisten. Diese „Fat-Client“-Softwareanwendungen erfordern schnellere Rechner mit mehr Speicherplatz.

Sie können Microsoft Teams als „Kanarienvogel in der Kohlenmine“ verwenden, da es eine Hochwassermarke für akzeptable digitale Erfahrungsparameter darstellt. Wenn Microsoft Teams nicht über die entsprechende CPU und den Speicher verfügt, um die Ein- und Ausgabe von Sprachströmen konsistent zu verarbeiten, leidet die Gesprächsqualität, was die Endbenutzer sofort bemerken.

Hier kommt eine neuartige DEM-Lösung mit präzisen Leistungskennzahlen zur Hilfe. Digital Experience Monitoring (DEM) ist schnell zu einer wesentlichen IT-Anforderung für Unternehmensorganisationen geworden, die die neue Arbeitswelt unterstützen. Jedes Unternehmen ist bis zu einem gewissen Grad digital geworden. Die Überwachung des Zustands von Endgeräten hilft Ihnen, die Produktivität der Mitarbeiter in jedem Unternehmen aufrechtzuerhalten.

Zu den wichtigsten Kennzahlen, die aus der Sicht des Endnutzers zu überwachen sind, gehören:

Sobald Sie festgelegt haben, welche Metriken ausgewertet werden sollen, muss der IT-Betrieb dies tun:

So lässt sich schnell feststellen, welche Nutzer ein neues Gerät benötigen und welche länger genutzt werden können. Beispielsweise können Benutzer, die eine speicherintensive Anwendung wie Microsoft Teams ausführen, eine verschlechterte Anrufqualität feststellen.

Herkömmliche Tools zur Überwachung der IT-Leistung sind für Rechenzentren und zentralisierte Büros optimiert, in denen die Mitarbeiter über die Unternehmensinfrastruktur auf die Systeme zugreifen. Diese Tools decken die heutigen hybriden IT-Umgebungen, in denen so viele Benutzer außerhalb des Büros arbeiten, nicht mehr ab. Es gibt große blinde Flecken bei der Überwachung der digitalen Erfahrung für diese Remote-Mitarbeiter. Diese „letzte Meile“ der Sichtbarkeit ist nach wie vor eine Herausforderung, mit der IT-Betriebsgruppen zu kämpfen haben. Sie erfordern volle Sichtbarkeit, unabhängig davon, wo die Benutzer arbeiten.

Die meisten Unternehmen können zwar sagen, welche Anwendungen sich auf dem Gerät des Benutzers befinden, aber nicht, wie oft sie genutzt werden, wie hoch die Leistung ist oder welche Ressourcen sie verbrauchen. Die neuesten DEM-Lösungen sammeln alle diese Telemetriedaten. Sie konzentrieren sich auf die Überwachung der Endpunktperspektive, unabhängig davon, wo die Benutzer arbeiten. Sie nutzen intelligente Agenten, die ohne Administratorrechte im Benutzerkontext ausgeführt werden, und sammeln Daten direkt vom Endgerät, um die Geräteleistung und Netzwerkgeschwindigkeit zu überwachen. Dadurch kann der IT-Betrieb den Nutzern über die Schulter schauen“. Diese Agenten sammeln kontinuierlich Leistungsdaten und melden diese an eine zentrale Anwendung zurück, wo die Informationen zusammengefasst und für die Analyse und Berichterstattung indiziert werden. Diese modernen DEM-Lösungen schließen effektiv die blinden Flecken bei der Überwachung der digitalen End-to-End-Erfahrung für alle Mitarbeiter. Außerdem liefern sie die genauen Leistungsdaten des Geräts, die notwendig sind, um festzustellen, ob eine Aktualisierung oder ein Upgrade erforderlich ist.

Bei der Architektur und Entwicklung von OfficeExpert hatten wir diese Funktionen im Blick. Diese SaaS-Anwendung sammelt alle Leistungsdaten von Endgeräten aus der Perspektive des Endpunkts und stellt sie in einem einzigen Fenster zur Überprüfung bereit. Es unterstützt den IT-Betrieb mit Datenanalysen, die den tatsächlichen Ressourcenverbrauch eines Benutzers anzeigen, die Daten aggregieren und sie mit wertvollen Statistiken aus Microsoft CQD kombinieren. So erhalten sowohl IT-Administratoren als auch andere Gruppen, die mit der Identifizierung leistungsschwacher Endbenutzergeräte betraut sind, verwertbare Informationen.

Mit diesen Informationen hat die IT-Abteilung die Möglichkeit, das digitale Erlebnis für die Benutzergeräte aus der Vogelperspektive zu messen. OfficeExpert basiert nicht auf einer synthetischen Transaktion oder normalisierten Daten für eine Gruppe von Mitarbeitern, sondern wertet die interaktive Leistung während der Arbeit aus, um die optimalen Ressourcen für den einzelnen Benutzer zu ermitteln. Nur wenn Sie die client-seitige Anwendungsnutzung und die Analyse der Geräteleistung miteinander verknüpfen, erhalten Sie ein umfassendes Bild von der tatsächlichen digitalen Erfahrung des Nutzers.

Der Beispielbildschirm unten zeigt, wie OfficeExpert über die CPU- und Speichernutzung während der Spitzenleistungssegmente von Microsoft Teams-Sprachanrufen berichtet. Hier können Sie sehen, dass es nicht nötig wäre, eine der CPUs zu tauschen. Der einzige Engpass bei einigen Geräten ist der Arbeitsspeicher, in der Regel bei Geräten mit 8 GB bis 15 GB.

Das folgende Beispiel zeigt, wie OfficeExpert einen Schnappschuss der aktiven Anwendungen und des damit verbundenen CPU- und Speicherverbrauchs während verschiedener Zeitfenster liefert.

Der Übergang zu einer „bedarfsorientierten“ Beschaffungsstrategie für Hardware-Aktualisierungszyklen erfordert einen ganzheitlichen und umfassenden Ansatz zur Überwachung und Messung der Leistung von Endbenutzergeräten. OfficeExpert ist in dieser Hinsicht eine einzigartige DEM-Lösung. Es liefert detaillierte, durchgängige Leistungsdaten von allen Endgeräten – Netzwerk, CPU, Speichernutzung, laufende Hintergrundprozesse, angeschlossene Hardware, Treiber und Software-Anwendungen. Es sammelt Informationen von einfach zu implementierenden, lokalisierten Agenten, die auf Computerendpunkten laufen. Diese Agenten sammeln die genauesten Metriken, um die Leistung während der gesamten digitalen Reise zu messen. Und die Informationen werden mit Hilfe von leistungsstarken UI-Berichten und grafischen Dashboards gesammelt und organisiert. Diese Analysen helfen IT-Betriebsgruppen bei der Durchführung von Ursachenanalysen für Netzwerkprobleme und der Identifizierung von Engpässen bei der Hardware, die Probleme bei der digitalen Nutzung verursachen. Um zu erfahren, wie OfficeExpert Sie bei der Vorbereitung auf Ihre Hardware-Updates unterstützt, registrieren Sie sich für unser kommendes Webinar am 16. Februar – live und on-demand.

Die Idee eines geplanten Geräteaktualisierungszyklus – ein überschaubarer, konsistenter Zeitplan für Hardware-Updates – ist eine der Grundlagen der IT-Budgetierung. Neuzeitliche DEM-Lösungen wie OfficeExpert können dazu beitragen, die IT-Transparenz bei Ressourcenbeschränkungen zu erhöhen. Sie ermöglichen es Unternehmen, die IT-Kosten zu senken und ihre Benutzergeräte auf der Grundlage objektiver, bedarfsorientierter Daten – und nicht willkürlicher Aktualisierungsfristen – richtig zu dimensionieren. Wenn Sie mehr über unsere OfficeExpert DEM-Lösung erfahren möchten und darüber, wie sie Ihnen bei der Umsetzung einer bedarfsgerechten Strategie zur Hardware-Aktualisierung helfen kann, besuchen Sie bitte unsere Übersichtsseite online oder melden Sie sich für eine Testversion unter https://www.panagenda.com/products/officeexpert an.