Reduzieren Sie die Kosten für Notes-Benutzerlizenzen mit iDNA für DLAU

panagenda hat vor kurzem iDNA Applications v2.4.0 veröffentlicht, das die aufregende neue Funktion „User Licensing Optimization Dashboard“ enthält. Es hilft unseren Kunden, die Kosten für Notes-Benutzerlizenzen zu senken, indem es Daten über die aktuelle Aktivität der Notes-Benutzer liefert und die Möglichkeit bietet, die Benutzerautorisierung aktiv zu verwalten.

Die Verwaltung von Benutzerlizenzen ist oft ein entscheidender Faktor, um die Lizenzkosten unter Kontrolle zu halten. Auch wenn es einfach klingt, die Anzahl der Benutzer und der benötigten Lizenzen zu bestimmen, kann es schwierig sein, je nachdem, wie der Anbieter sie zählt.

Wie die Lizenzanforderungen festgelegt werden, wird in der Regel in einer Lizenzvereinbarung festgehalten. Die Auslegung dieser Vereinbarungen kann wiederum je nach Wortlaut und individuellen Umständen schwierig sein. Im Jahr 2023 hat HCL Software ein neues Kapitel in ihrem Bemühen eingeführt, die Lizenzberechnungen zu rationalisieren und es den Kunden zu erleichtern, ihre Lizenzanforderungen zu verstehen: das HCL Domino License Analysis Utility (DLAU).

Ich zitiere direkt aus die Webseite des DLAU-Werkzeugssoll dieses neue Instrument dazu dienen „Unterstützung von HCL Domino-Administratoren bei der Durchführung eines Gesundheitschecks auf der Grundlage von Best Practices für die Bereitstellung und bei der Ermittlung der Anzahl der autorisierten Benutzer in einer HCL Domino-Umgebung gemäß dem CCB- und CCX-Lizenzmodell“. und „schnelle und genaue Zählung der autorisierten Benutzer für HCL-Domino-Umgebungen durch Aggregation von Informationen, die ein Domino-Administrator sonst manuell erfassen müsste..

Die Ergebnisse des Tools wurden unterschiedlich aufgenommen. Viele Kunden berichteten, dass DLAU überraschend hohe Nutzerzahlen verzeichnete, für die sie Lizenzen bezahlen mussten. Sogar im internen Umfeld von panagenda verzeichnete DLAU Zahlen, die fast viermal so hoch waren wie die Zahl der tatsächlich Beschäftigten. Die schrittweise Erhöhung der Zahl kann zwar zu einem „Preisschock“ führen, kam aber nicht völlig überraschend.

Wie viele Organisationen hat panagenda viele spezielle IDs für den administrativen Zugang, funktionale Benutzer und Testbenutzer. Von unseren Kunden hören wir sogar von Szenarien, in denen Personendokumente aus eigenen technischen oder historisch bedeutsamen Gründen anstelle von Postversanddokumenten verwendet werden. So oder so führt dies zu aufgeblähten Nutzerzahlen, die nun von DLAU ins Rampenlicht gerückt werden.

Überraschend war in unserem Fall jedoch, dass DLAU auch Benutzer zählte, die das Unternehmen verlassen hatten und auf verschiedene Weise aus dem System ausgesperrt waren. An dieser Stelle begann unsere Untersuchung. Sie bildete die Grundlage für das neue Dashboard „User Licensing Optimization“ in iDNA Applications.

Wir können nicht auf alle Details eingehen, die von der DLAU-Maschine analysiert, bewertet und berechnet werden. Sehr komplexe und miteinander verknüpfte Konzepte wie Datenbankzugriff, Verzeichnismitgliedschaft, Gruppenstruktur, Konfiguration von Deny Access-Gruppen (um nur einige zu nennen) spielen hier eine Rolle. Die DLAU-Webseite von HCL bietet eine Fülle von Details darüber, wie sich jedes dieser Konzepte auf die Anzahl der Benutzer auswirken kann, und wir empfehlen Ihnen, sich über dieses Thema zu informieren.

Es gibt jedoch einen Faktor, der sich relativ einfach erklären und in hohem Maße beeinflussen lässt: Autorisierte Benutzer. Laut der DLAU-Website sind dies „… Benutzer, die autorisiert sind oder die Möglichkeit haben, auf Ihre HCL Domino-Server zuzugreifen.“.

Auch bei dieser Kategorisierung spielen mehrere Faktoren eine Rolle, aber die Fähigkeit zur Authentifizierung ist der Kern eines autorisierten Benutzers. Sie benötigen entweder ein gültiges Notes-Zertifikat oder ihr HTTP-Passwort, das in ihrem persönlichen Dokument festgelegt ist.

Es stellte sich heraus, dass wir genau dieses Problem in unserer eigenen Umgebung bei panagenda hatten. In den Personaldokumenten einiger ehemaliger Mitarbeiter waren entweder noch gültige Zertifikate oder HTTP-Passwörter eingestellt. Nun kann man argumentieren, dass DLAU diese Nutzer nicht hätte zählen dürfen, weil ihre IDs gesperrt waren. Entweder über die Gruppen „Personendokument“ oder „Zugriff verweigern“. Einige waren sogar mehr als sechs Monate lang nicht aktiv.

Dieser Punkt ist jedoch irrelevant, da wir nicht in der Lage sind zu ändern, wie DLAU seine Zahlen berechnet. Wenn Benutzer aufgrund eines Fehlers gezählt wurden (z. B. weil rekursive Deny Access-Gruppen nicht aufgelöst werden konnten), wird dies letztendlich von HCL behoben. Vielleicht entsprechen unsere Notes- und Domino-Konfigurationen nicht dem, was HCL erwartet. Vielleicht sind es sogar Fehler in unserer Umgebung, die zu höheren Nutzerzahlen führen. In jedem Fall gibt es etwas, das wir ändern können, und iDNA Applications zeigt auf, wo diese Änderungen vorgenommen werden können.

Letzten Endes läuft es darauf hinaus, dass die grundlegende Fähigkeit eines Benutzers, sich zu authentifizieren, einfach aufgehoben wird. Sie können dies erreichen, indem Sie sicherstellen, dass kein gültiges Notes-Zertifikat vorhanden ist und kein HTTP-Passwort gesetzt ist. Beide sind in Feldern des Personendokuments enthalten und werden über diese gesteuert. Diese Felder können mit verschiedenen Werkzeugen leicht bearbeitet oder entfernt werden. Darunter auch das panagenda-eigene Plugin Document Properties.

Auf diese Weise kann ein Kunde effektiv kontrollieren, welche Benutzer keine individuelle Identität und die Fähigkeit zur Authentifizierung benötigen. Dies wiederum führt dazu, dass sie von DLAU nicht als lizenzpflichtige Benutzer gezählt werden und hilft, die Lizenzkosten für Notes-Benutzer zu senken.

Das hört sich alles einfach an, aber es ist sehr wichtig, bei der Durchführung von Aktionen an Benutzern sehr vorsichtig zu sein! Genau hier kann iDNA Applications helfen. Es sagt Ihnen nicht nur, welche Aktionen Sie für welche Benutzer durchführen müssen, um deren Berechtigung zu entfernen, sondern gibt Ihnen auch alle Informationen über diese Benutzer, so dass Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, ob deren Berechtigung überhaupt entfernt werden sollte oder nicht.

iDNA kombiniert die von DLAU gesammelten und berechneten Daten mit dem iDNA-eigenen Data Warehouse:

Die Fähigkeit von iDNA Applications, die Ergebnisse des HCL Domino License Analysis Utility mit der Fülle der im iDNA Applications Data Warehouse gesammelten Daten im neuen User Licensing Optimization Dashboard zu kombinieren, gibt den Kunden die „one-two punch“-Fähigkeiten, um die Kosten für Notes Benutzerlizenzen aktiv zu reduzieren.