Nutzung von Data Analytics zur Optimierung der Lizenzverwaltung für Microsoft 365

Die Lizenzierung von Software hat sich im Laufe der Jahre verändert. Heute basieren viele Software-Verträge auf monatlich oder jährlich zu zahlenden Abonnements. Das bedeutet, dass Sie nur für das bezahlen sollten, was Sie tatsächlich nutzen, RICHTIG? Das mag einfach klingen, ist es aber in Wirklichkeit nicht. Die IT-Abteilung eines jeden Unternehmens ist nun dafür verantwortlich, die Nutzung und die damit verbundenen Lizenzen zu verfolgen, inaktive Kontolizenzen zurückzufordern, ungenutzte Lizenzen, die unnötigerweise zugewiesen wurden, zu entfernen und sich generell gegen überhöhte Zahlungen zu schützen.

Microsoft 365 ist ein Software-Modell auf Abonnementbasis. Die Kunden wählen die Lizenzen, die sie pro Mitarbeiter benötigen, kaufen sie von Microsoft im Rahmen eines Jahresvertrags und setzen sie dann nach Bedarf ein. Fast jedes Unternehmen ist jedoch überlastet und zahlt für mehr Lizenzen als es nutzt. Wie kommt es zu dieser so genannten „Lizenzierungslücke“?

In den letzten fünf Monaten haben wir mit Unternehmen aus der ganzen Welt darüber diskutiert. Dabei haben wir festgestellt, dass im Durchschnitt 17% mehr Lizenzkosten als die tatsächlich genutzten Lizenzen gezahlt wurden. Es gab drei Schwerpunktbereiche, die diese Lücke verursachten und die in diesem Blog beschrieben werden. Vielleicht finden Sie diese hilfreich, wenn Sie versuchen, Ihre Lizenzkosten für Microsoft 365 zu senken. Wenn Sie bei der Lizenzverwaltung für Microsoft 365 einen proaktiveren Ansatz verfolgen möchten, sollten Sie diese drei Aufgaben regelmäßig mit einem Datenanalysetool wie OfficeExpert durchführen.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Benutzerkonten inaktiv werden, aber der häufigste ist, wenn Praktikanten, Mitarbeiter oder Berater das Unternehmen verlassen. Wenn HR-Prozesse nicht eng mit dem Unternehmensverzeichnis und Azure AD verknüpft sind, bleiben diese Benutzerkonten und die zugewiesenen Lizenzen intakt, auch wenn die HR-Kontoeinträge deaktiviert sind.

Durch die genaue Überwachung der Benutzeraktivitäten in Microsoft 365 und die Identifizierung inaktiver Konten können diese registrierten Microsoft 365-Lizenzen zurückgefordert und bei Bedarf für neue Mitarbeiter wiederverwendet werden. Am Ende des Tages kann dieses Verfahren eine Menge Geld sparen, da keine neuen Lizenzen gekauft werden müssen.

Ein Unternehmen, das diese Art von praktikablem Bestandsverwaltungsmodell für Microsoft 365-Lizenzen einsetzt, benötigt nur minimale Kosten für überschüssige Lizenzen, da neue Lizenzen bei Bedarf schnell von Microsoft erworben werden können. Die Kunden, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass ihre Lizenzierungslücke hauptsächlich durch dieses Problem verursacht wurde. Aufgrund dieses fehlenden IT-Prozesses zur Identifizierung und Rückforderung inaktiver Kontolizenzen wurden durchschnittlich 11% mehr Lizenzen bezahlt.

Die nächste Kategorie der Lizenzverwaltung erfordert einige Nachforschungen, um die sich überschneidenden Funktionen zu ermitteln, die in den verschiedenen Lizenzpaketen (SKUs) von Microsoft verfügbar sind. Wenn einem Benutzer beispielsweise eine Microsoft 365 E3-Lizenz zugewiesen wird, benötigt er keine zusätzliche Lizenz für ProPlus, da diese bereits im E3-Lizenzpaket enthalten ist. Für dieses Konto fallen zusätzliche, unnötige Kosten an, wenn sie auch die ProPlus-Lizenz zugewiesen bekommen haben.

Es gibt viele verwirrende Kombinationen dieser sich überschneidenden Lizenzprobleme für Microsoft 365. Um zu verhindern, dass Sie zu viel für überflüssige Lizenzen bezahlen, ist es äußerst hilfreich, konfigurierbare Profile und Filteralgorithmen zu verwenden, um Konten zu identifizieren, die den Kriterien entsprechen, und diese überflüssigen Lizenzen zu entfernen.

Die letzte Kategorie bezieht sich auf spezielle Lizenzvergaben für Zusatzprodukte wie PowerBI Pro, Visio oder MS Project. Diese Anwendungen sind nicht Teil eines Software-Paketmodells in M365, sondern werden als eigenständige Anwendungen verkauft. Indem Sie die Nutzungsanalyse für jedes Konto nutzen, können Sie die Endbenutzer identifizieren, denen diese Lizenzen zugewiesen wurden, die aber seit mehr als 30 oder 90 Tagen nicht mehr auf sie zugegriffen haben, je nach Ihrem Abschneidemodell, um diese Lizenzen zurückzufordern und neu zu verwenden. Die Organisationen, mit denen wir gesprochen haben, berichteten, dass über 4 % ihrer Lizenzierungslücke auf dieses Problem zurückzuführen ist. Anstatt diese ungenutzten Speziallizenzen zurückzuziehen, würden sie weitere von Microsoft kaufen.

IT-Organisationen unterstützen heute einen Mix aus Microsoft 365-Lizenzplänen, einschließlich Versionsbündeln, die verschiedene Add-ons bieten, die je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden können. Infolgedessen ergeben sich immer wieder Herausforderungen bei der ordnungsgemäßen Verteilung von Lizenzen, der Überwachung inaktiver Konten, der Rückforderung ungenutzter Speziallizenzen und der Entfernung sich überschneidender Lizenzen. Unternehmen, die ihre Lizenzen proaktiver verwalten, die Wiederherstellung von Lizenzen automatisieren und ein straffes Steuermodell in Bezug auf Überabonnements beibehalten möchten, benötigen eine robustere Datenanalyselösung wie OfficeExpert, die ihnen dabei hilft. Die in OfficeExpert verfügbaren Zusatzberichte ermöglichen auch die Überwachung verfügbarer Lizenzen, die noch nicht zugewiesen wurden.

Wenn Sie mehr über die OfficeExpert Lösung erfahren möchten und darüber, wie sie Ihnen bei der Optimierung der Lizenzverwaltung für Ihre Microsoft 365 Umgebung helfen kann, sehen Sie sich unser aktuelles Webinar über die Optimierung der Lizenzverwaltung an, oder kontaktieren Sie uns direkt.