Domino-Anwendungsdaten verstehen – Inhaltsanalyse für die Migrationsplanung nutzen

Jede Schätzung der Migrationsplanung für eine produktive Domino-Anwendung besteht aus zwei Teilen. Erstens müssen Sie die Geschäftsprozesse, den Workflow und das funktionale Design Ihrer Anwendung kennen, damit Sie sie auf der besten Zielplattform neu entwickeln können. Dieser Teil wurde in der siebenteiligen Blog-Serie Anfang dieses Jahres ausführlich behandelt. Sie können alles darüber hier nachlesen, Meistern Sie die Herausforderungen der Migration Ihrer Domino-Anwendungen. In diesem Blog werden wir nun den zweiten Teil der Geschichte besprechen, der den Titel trägt: „Vergessen Sie die Daten nicht!“

Wenn Sie Ihre Geschäftsanwendungen erfolgreich von Domino migrieren möchten, müssen Sie die Daten auf die neue Plattform übertragen. Vielleicht nicht alle Daten, aber höchstwahrscheinlich ein großer Teil davon. Eine Schlüsselkomponente für jedes Migrationsprojekt ist es, zu verstehen, was in das neue Repository verschoben werden muss und wie die Migration mit vollständiger Datentreue erfolgen kann. Das Gleiche gilt auch, wenn sich die Plattform nicht ändert. Neue UI-Technologien oder Lösungen^{von Drittanbietern} haben ihre eigenen Einschränkungen, die validiert werden müssen.

Anwendungsmigrations- und Modernisierungsprojekte sind enorm teuer und können schnell aus dem Ruder laufen, wenn man Annahmen trifft und die Komplexität der Verschiebung der historischen Daten unterschätzt. Wie können Sie also den Vorhang zurückziehen und die in Ihren Domino-Anwendungen gespeicherten Daten inspizieren, damit Sie eine genaue Schätzung des Migrationsprojekts vornehmen können? Lassen Sie uns sehen, wie unsere Kunden diese Herausforderung mit unserer Lösung iDNA Applications meistern.

Einer der größten Fehler, den Migrationsneulinge begehen, ist, dass sie die in Rich-Text-Feldern gespeicherten Anhänge vergessen. Sie zählen nur die Anzahl der Datensätze in der Domino-Anwendung und kümmern sich nicht um die Tausenden von PDF-, JPEG- oder Excel-Dateien, die einen separaten Migrationsaufwand erfordern, um sie in das entsprechende Zielspeicherformat oder Dokumentenmanagementsystem zu verschieben.

Die Entscheidung, wohin diese Dateien übertragen werden sollen, ist eine wichtige Überlegung bei der Planung der Migration. Und diese Entscheidung kann von verschiedenen Faktoren abhängen, z. B. von der Art der Dateien oder der Größe der Dateien. Domino hat keine Größenbeschränkung für Dateianhänge, so dass Videodateien oder große CAD-Zeichnungen an ein Rich-Text-Feld innerhalb eines Datensatzes angehängt werden können.

iDNA Applications ordnet die Dateianhänge nach Dokumententyp und -größe, wie Sie in den zugehörigen Beispielberichten oben und unten sehen können. Durch die Analyse des Erweiterungsnamens können Sie schnell die Anwendungsfälle für diese Dateien bestimmen und herausfinden, wo sie am besten gespeichert werden sollten, um sie einfach in die neu entwickelte Anwendung zu integrieren.

Der nächste wichtige Punkt bei der Planung der Datenmigration ist die Anzahl der Datensätze, die Sie übertragen müssen. In diesem Thema ist ein gemeinsamer Entscheidungspunkt für einen Stichtag zur Migration von Datensätzen enthalten. Die meisten Unternehmen möchten nur eine Teilmenge der historischen Datensätze auf der Grundlage des Erstellungsdatums migrieren. Die übrigen Unterlagen können im Archiv aufbewahrt werden.

Es ist wichtig, das Alter von Inhalten aus verschiedenen Blickwinkeln beurteilen zu können (z.B. Erstellungs- oder Änderungshistorie). Dadurch erhält Ihr Migrationsplanungsteam genaue Angaben über die Menge der zu migrierenden Daten sowie die Größenreferenzen für das gesamte Datenvolumen.

Ein weiterer Vorteil der Analyse der in einer Domino-Anwendung gespeicherten Daten besteht darin, dass genau festgestellt werden kann, welche Formulare in der Produktion zum Speichern und Referenzieren der Datensätze verwendet werden. Jeder Datensatz in einer Domino-Anwendung gibt vor, welches Formular für diesen Datensatz verwendet wird. Dadurch erhält das Planungsteam spezifische Insights darüber, welche Formulare und Ansichten neu gestaltet werden müssen, um die Datensätze anzuzeigen, zu erstellen und zu bearbeiten.

Dies gilt sowohl für Modernisierungs- als auch für Migrationsprojekte. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie den Wechsel zu einer neuen Plattform vorbereiten oder ob Sie Ihre Anwendungen mit einer Web- oder mobilen Schnittstelle versehen. Wenn eine Domino-Anwendung 100 Formulare enthalten könnte, aber nur 10 zur Interaktion mit den Daten verwendet werden, können Sie den Umfang der Neuentwicklung erheblich reduzieren.

Rich-Text-Felder in Domino sind sehr flexible Datentypen. In diesen Feldern kann alles von einfachem Text über Anhänge bis hin zu eingebetteten Objekten zu finden sein. Dieselbe Flexibilität macht es auch schwierig, die Daten in einer anderen Oberfläche als der von Notes/Domino anzuzeigen, geschweige denn die Inhalte intakt in ein neues Repository zu migrieren.

Scheinbar triviale Dinge wie verschachtelte Tabellenstrukturen können die Neuentwicklung sehr komplex machen. Andere Dinge wie Doc-, View- oder Database-Links erfordern möglicherweise Software^{von Drittanbietern}, um einen nahtlosen Übergang zur neuen Zielplattform zu ermöglichen. Eingebettete Inhalte wie OLE-Objekte können sogar ein absolutes No-Go sein, wenn es um die Migration oder Modernisierung geht, da nur wenige Zielplattformen oder Modernisierungslösungen mit ihnen arbeiten können. Die Feststellung, wie häufig diese verschiedenen Elemente im Inhalt einer Domino-Anwendung verwendet werden, kann bei der Auswahl der richtigen Zielplattform und der Abschätzung des Entwicklungsaufwands von entscheidender Bedeutung sein.

Schließlich gibt es noch einige weitere Überlegungen zum Thema Datensicherheit, die durch eine Inhaltsanalyse beantwortet werden können. Domino ermöglicht mehrere zusätzliche Ebenen der Datensicherheit, die über die einfachen, in der Zugriffskontrollliste (ACL) definierten Zugriffsrechte hinausgehen. Die beiden wichtigsten, die Migrationsteams Probleme bereiten, sind Verschlüsselung und „Lesefelder“.

Bei der Verschlüsselung werden bestimmte Felder in Dokumenten vollständig verschlüsselt, so dass der Inhalt nicht mehr zugänglich ist, es sei denn, der Schlüssel für die Entschlüsselung ist in der Notes-ID enthalten, die auf das Dokument zugreift. „Leserfelder“ funktionieren anders, aber mit einem ähnlichen Ergebnis. Wenn Sie nicht in der Liste „Lesernamen“ für ein bestimmtes Dokument aufgeführt sind, wird es nicht angezeigt. Diese besonderen Sicherheitsprobleme sollten vor der Migrationsplanung identifiziert werden und müssen während der Datenexporttests bewertet werden, um die für die Verarbeitung verwendeten Migrationswerkzeuge und ID-Dateien zu beurteilen.

Können Sie mit der Wahrheit umgehen? Um genaue und fundierte Schätzungen für die Migration Ihrer Domino-Anwendungsumgebung vornehmen zu können, ist es wichtig, alle Details zu kennen. Vergessen Sie die Daten nicht. Wenn Sie das Wissen über das Anwendungsdesign mit den Details über die in der Anwendung gespeicherten Inhalte kombinieren, erhalten Sie ein vollständiges Verständnis dessen, was für den erfolgreichen Übergang zu einer neuen Plattform erforderlich ist. Diese Migrationsprojekte sind für das obere Management sehr sichtbar, insbesondere bei kritischen Geschäftsprozessanwendungen, die den Umsatz des Unternehmens steigern. Analysieren Sie diese aus allen Blickwinkeln, damit Sie die Wahrheit verstehen.

Wenn Sie mehr über unsere Lösung iDNA Applications, jetzt mit Inhaltsanalyse, erfahren möchten, besuchen Sie bitte unsere Übersichtsseite online oder melden Sie sich für eine Testversion unter https://www.panagenda.com/products/idna/ an.