Die 5 wichtigsten Vorteile der Microsoft Teams-Räume für Unternehmen

Für diejenigen unter Ihnen, die neu bei Microsoft Teams sind oder vor kurzem von Google Workplace umgestiegen sind, möchte ich die geschäftlichen Vorteile von Microsoft Teams Rooms vorstellen. Diese integrierten Hardware-/Software-Produkte bieten eine Reihe von Videokonferenzlösungen, die für Konferenzräume unterschiedlicher Größe konzipiert sind. Sie sind mit hochwertigen Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern ausgestattet und lassen sich nahtlos in die Kommunikationsplattform Microsoft Teams integrieren, um die Teilnahme an virtuellen Meetings und deren Durchführung zu vereinfachen. Für Unternehmen, die Teams bereits für Online-Meetings nutzen, sind diese modernisierten Konferenzpakete eine hervorragende Option zur Aufwertung der Meeting-Räume in Ihrem Büro.

Microsoft Teams Rooms unterstützen Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und andere Collaboration-Funktionen, damit Remote-Teams effektiv zusammenarbeiten können. Und die in den Teams Rooms enthaltenen Hardware-Geräte sind wesentlich preiswerter als die traditionellen Meetingraum-Setups anderer Lösungsanbieter. In diesem Blog werden wir einige der geschäftlichen Vorteile der Verwendung von Microsoft Teams Rooms diskutieren. Am Ende finden Sie Links zu mehreren Websites, auf denen Sie eine Fülle von zusätzlichen Informationen über die Videokonferenzlösungen von Microsoft und die zertifizierten Geräte finden, die Sie per Plug-and-Play integrieren können. Wenn Sie darüber hinaus die Leistung Ihrer Teams Rooms-Bereitstellungen überwachen und Fehler beheben möchten, steht Ihnen mit OfficeExpert TrueDEM eine skalierbare Lösung zur Verfügung, die wir am Ende dieses Blogs beschreiben.

Einer der größten Vorteile ist zweifelsohne der Kostenaspekt. Die erstaunlichen Preisoptionen von Microsoft und die Möglichkeit, vorhandene Geräte wie Kameras und Mikrofone wiederzuverwenden, anstatt in neue Geräte zu investieren, machen es für viele Unternehmen sehr interessant. In den 90er und frühen 2000er Jahren, als Videokonferenzen an Bedeutung gewannen, lagen die Preise von Cisco und anderen High-End-Anbietern für die Einrichtung von Besprechungsräumen im mittleren fünf- bis hohen sechsstelligen Bereich. Ja, das war für die meisten Unternehmen zu kostspielig, um es in großen Mengen einzusetzen.

Das Schöne an Microsoft Teams Rooms ist, dass sie vollständig skalierbar sind, beginnend mit kostengünstigen Optionen, die eine Investition von weniger als 2000 Dollar für die notwendige Hardware erfordern, um einen kleinen Konferenzraum einzurichten. Sie können aber auch sehr große Besprechungsräume mit fortschrittlicherer Hardware für größere Aufstellungen oder spezielle Zwecke unterstützen. Durch Hinzufügen eines externen Mikrofons zu Ihrem Paket können Sie zum Beispiel einen großen Präsentationsraum, einen Besprechungsraum oder einen Sitzungssaal ganz einfach in einen Microsoft Teams-Raum verwandeln. Mit einem Deckenmikrofon lässt sich sogar ein großer Rathaussaal in einen Teams Meeting Room verwandeln. Und der Preis der Software von Microsoft für die erforderliche Teams Rooms-Software ist sehr günstig. Die Basisversion von Teams Rooms ist kostenlos, und die Pro-Version kostet nur $40/Monat.

Die Preise für zertifizierte Hardware von Anbietern wie Logitech, HP, Lenovo und anderen sind ebenfalls sehr günstig. Microsoft unterstützt außerdem sowohl Windows- als auch Android-basierte Systeme. Beachten Sie jedoch, dass für Teams Rooms unter Android einige Einschränkungen gelten. Informieren Sie sich auf der Microsoft-Website über die verfügbaren Hardware-Konfigurationen für Teams Rooms und die entsprechenden Preise.

Konkreter Geschäftsvorteil: Microsoft Teams Rooms bieten Unternehmen die Möglichkeit, schnell kostengünstige und vollständig integrierte Konferenzraumeinrichtungen für ihr Unternehmen einzurichten. Verwendung erschwinglicher Lizenzen und skalierbarer Hardware für jede Situation/Preisklasse oder sogar Wiederverwendung bereits vorhandener Hardware.

Der Zeitaufwand der IT-Administratoren für die Bereitstellung, Verwaltung und Unterstützung von Videokonferenz- und Personal Collaboration-Geräten ist ein weiterer Faktor, der in Ihre ROI-Berechnungen einfließen sollte. Für die Lösungsplattform Microsoft Teams Rooms ist dies ein enormer Vorteil. Wenn Sie ein Microsoft Teams Room Kit kaufen, ist darin alles außer dem Fernsehbildschirm enthalten. Dies ist die einzige zusätzliche Anforderung an Ihren Raum – Sie müssen sich keine Gedanken über Kameras, Mikrofone oder andere Hardware machen. Und die Einrichtung ist ein Kinderspiel, da sie sich nahtlos in eine bestehende Microsoft Teams-Umgebung integrieren lässt, die die meisten IT-Organisationen bereits eingerichtet haben.

Wenn Ihre IT-Abteilung Unterstützung benötigt, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Die meisten der empfohlenen Anbieter von Microsoft Teams Room-Hardware, wie Creston, Logitech und Lenovo, verfügen über eine Liste mit zertifizierten Integratoren. Dabei handelt es sich um AV-Installateure, die sie empfehlen, weil sie ein hohes Maß an Schulungen für die Videokonferenzlösung Microsoft Teams absolviert haben. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie über das erforderliche Fachwissen verfügen, können Sie auch selbst einen Microsoft Teams-Raum einrichten.

Konkreter geschäftlicher Nutzen: IT-Gruppen sind oft besorgt über den unbekannten Verwaltungsaufwand, der für jede große Investition/Einführung einer neuen Technologie erforderlich ist. Mit Microsoft Teams Rooms und der einfachen Integration in die bestehenden Microsoft Teams- und Windows OS-Umgebungen können dieselben Verwaltungstools zusammen mit den bereits bestehenden Best Practices genutzt werden. Dadurch ist der zusätzliche Verwaltungsaufwand für die Überwachung und Fehlerbehebung äußerst gering. IT-Administratoren werden auch die einfach zu implementierende und zu verwaltende Windows 10 Teams Rooms App zur Überwachung und Fehlerbehebung zu schätzen wissen.

Videokonferenzsysteme sind eine große Investition für IT-Organisationen, und jede Einführung bringt die große Sorge mit sich, dass sie verstauben und nicht genutzt werden. Aber keine Angst. Wenn Ihre Endbenutzer bereits mit der Teams-Besprechungsoberfläche vertraut sind, wird die Einführung von Microsoft Teams Rooms leicht sein. Microsoft Teams Rooms verbindet die Microsoft Teams-Plattform mit Ihren Konferenzraumgeräten. Dadurch erhalten die Nutzer eine native, zugängliche Meeting-Umgebung, die es ihnen ermöglicht, effizientere Meetings abzuhalten. Mit denselben intuitiven Teams-Bedienelementen, die sie bereits kennen, können Mitarbeiter Besprechungen mit nur einem Tastendruck starten und ihre Kollegen aus dem Home Office oder von anderen Arbeitsplätzen daran teilnehmen lassen.

Um die Anmeldung in einem Teams-Raum noch einfacher zu gestalten, plant Microsoft im Sommer 2023 die Einführung einer neuen QR-Code-Anmeldefunktion. So können Hotdesking-Nutzer ganz einfach auf ihr persönliches Teams-Konto zugreifen, indem sie den QR-Code auf dem Display des Teams-Raums scannen und sich dann mit der Teams-App auf ihrem Mobilgerät schneller anmelden.

Frühere Investitionen in Videokonferenzsysteme sind nicht verloren. Die Integration der Teams Rooms-Plattform in Ihre bestehende Konferenzraumtechnologie ermöglicht ein umfassendes hybrides Meeting-Erlebnis. Derzeit kann ein Microsoft Teams-Raum an Microsoft Teams-Anrufen und Cisco Webex-Anrufen teilnehmen, demnächst auch an Zoom-Anrufen. Und mit einem Abonnement eines Drittanbieters können Sie Ihre Microsoft Teams-Raumsysteme für alle anderen SIP/H323-Videoanrufe öffnen.

Spürbarer Geschäftsnutzen: Alle IT-Investitionen sind mit einem ähnlichen Fragezeichen versehen. Werden sie von der vorgesehenen Zielgruppe angenommen und genutzt? Durch den Einsatz einer einfachen Plattformerweiterung wie Microsoft Teams Rooms werden diese Bedenken ausgeräumt. CIOs und CTOs können sich darauf verlassen, dass die Investition in Teams Rooms den erforderlichen ROI erbringt.

Virtuelle Meetings mit Video- und Bildschirmfreigabe erleichtern die Kommunikation und Collaboration von Angesicht zu Angesicht in Echtzeit, unabhängig vom Aufenthaltsort der Teilnehmer. Videokonferenzen ermöglichen sinnvollere Interaktionen, ein größeres Engagement und eine bessere Kommunikation, was zu einer besseren Entscheidungsfindung, einer höheren Produktivität und einem gedeihlichen Umfeld für die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Kunden und Geschäftspartnern führen kann.

Microsoft Teams Rooms bietet ein intensiveres Meeting-Erlebnis durch die Integration mehrerer Tools und Funktionen wie Whiteboarding und Bildschirmfreigabe. Und die neuen Verbesserungen von Microsoft sind auch für die Interaktion in Meetings von Vorteil. Zu den neuen und in Kürze verfügbaren Funktionen gehört Front Row, die intelligente Audio- und Videoübertragungen nutzt, um die Teilnehmergalerie am unteren Rand des Bildschirms zu platzieren und so eine natürlichere Face-to-Face-Interaktion mit entfernten Kollegen zu ermöglichen, während der aktuelle Redner oder sein Inhalt neben zusätzlichen Meeting-Informationen und Chats, erhobenen Händen und Live-Reaktionen im oberen Bereich angezeigt wird. Außerdem nutzt der neue Speaker Coach in Microsoft Teams KI, um Ihnen auf privater Basis Hinweise zu Ihrem Präsentationstempo zu geben, und er benachrichtigt Sie, wenn Sie jemanden unterbrechen, und erinnert Sie daran, sich bei Ihrem Publikum zu melden.

Konkreter Geschäftsvorteil: Videokonferenzen machen Reisen überflüssig, was Kosten und Umweltbelastung reduziert. Unternehmen können die gleiche Art von persönlicher Interaktion während eines Meetings erhalten, ohne dass sie in Flugtickets und Hotelunterkünfte investieren müssen. Microsoft Teams Rooms macht dies zur Realität, und zwar zu einer für jede Organisation kostengünstigen Investition.

Für das Windows-Betriebssystem gibt es eine Reihe von coolen Sicherheitsfunktionen für Microsoft Teams Rooms. Um all diese verschiedenen Optionen und Fähigkeiten zu verstehen, verwenden Sie bitte diesen Link zu einem aktuellen Beitrag von Microsoft-Ingenieuren. Microsoft Teams Rooms unter Windows-Sicherheit.

Darüber hinaus gibt es einige hervorragende Sicherheitsfunktionen, die den Organisatoren von Meetings zur Verfügung stehen. Eine der hilfreichsten Funktionen ist die Möglichkeit, den Zugang zu einer Besprechung zu sperren, nachdem sie begonnen hat, um zu verhindern, dass ungebetene Gäste oder sogar Nachzügler Sie unterbrechen. Microsoft bietet dafür mehrere Möglichkeiten an, aber eine Option ist, die Besprechung einfach zu sperren. Diese Möglichkeit ist eine Verbesserung gegenüber dem früheren Verfahren, bei dem man auf jeden Besucher einzeln reagieren musste. Wenn Sie eine Besprechung sperren, erhält die Person eine Benachrichtigung, dass die Besprechung gesperrt ist. Personen, die zu der Besprechung eingeladen wurden, aber nicht teilnehmen können, haben trotzdem Zugriff auf den Chat, die Aufzeichnung und andere Informationen der Besprechung. Bei Bedarf können Sie eine bestehende Besprechung einfach freischalten, damit Nachzügler daran teilnehmen können. Hier ist ein Link zu einem Überblicksartikel, der erklärt, wie es funktioniert.

Konkreter Geschäftsvorteil: Sicherheit ist für alle IT-Betriebsgruppen ein wichtiges Anliegen. Da die meisten Unternehmen bereits mit der Windows OS-Plattform und Microsoft Teams vertraut sind, besteht eine beruhigende Akzeptanz für neue Lösungen, die in dieses Ökosystem passen, ohne dass sie sich um zusätzliche Sicherheitsüberprüfungen und IT-Supportprobleme kümmern müssen. Microsoft hat außerdem angekündigt, dass es die Endpunktsicherheit von Teams Rooms für Teams Rooms Pro weiter verbessern wird, um sicherzustellen, dass das Meeting-Erlebnis immer sicher ist. Langfristig beabsichtigt Microsoft, Microsoft Defender for Endpoint Plan 2 bis Ende des zweiten Quartals 2023 in die Microsoft Teams Rooms Pro-Lizenz und das Pro Management Portal zu integrieren, um das Erlebnis noch besser und sicherer zu machen.

Teams Rooms ist die Video- und Telekonferenzlösung von Microsoft, die Ihre Besprechungsräume in ein reichhaltiges Erlebnis für die Zusammenarbeit verwandelt. Wie wir in diesem Blog beschrieben haben, gibt es enorme Vorteile für die minimale Investition in diese Plattform, um Videokonferenzen in alle Konferenzräume zu bringen, ob groß oder klein. Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft Teams als Plattform für die tägliche Kommunikation und Collaboration einsetzt, ist die Entscheidung für Teams Rooms eine natürliche Erweiterung. Über die nachstehenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu den unterstützten Geräten und können sich Online-Demonstrationen von Teams Rooms in Aktion ansehen.

Demonstration und Überblick über Teams-Räume (gehostet auf YouTube)

Marketing-Beschreibung und animierte Vorschau der Teams-Räume (auf YouTube gehostet)

Auflistung der Teams Räume Geräte und Add-Ons

Wenn Sie bereits mehrere dieser Microsoft Teams-Räume in Ihrem Unternehmen eingerichtet haben und deren Nutzung und Leistung im Auge behalten möchten, dann haben wir eine bewährte SaaS-Lösung für Sie: OfficeExpert TrueDEM. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören die folgenden:

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