Microsoft Teams erlebte während der weltweiten Pandemie einen enormen Nutzungsanstieg, als die Mitarbeiter gezwungen waren, von zu Hause aus zu arbeiten und Collaboration-Tools für die Einbindung der Belegschaft benötigten. Aber haben Sie sich in letzter Zeit Ihre Microsoft Teams Nutzungs- und Aktivitätsberichte angesehen und eine Lücke in der Benutzerakzeptanz in Ihrem Unternehmen festgestellt? Dies kann häufig vorkommen, und die IT-Abteilung muss die Plattform mit neuen Funktionen und attraktiven Add-ons fördern, sobald diese von Microsoft freigegeben werden. Einführung und Änderungsmanagement sind keine einmaligen Initiativen.
In diesem Blog stellen wir Ihnen fünf fantastische Funktionen vor, die jetzt auf der Microsoft Teams-Plattform zur Verfügung stehen, um das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. Diese werden Ihrem Unternehmen helfen, das Wachstum und die Attraktivität von Microsoft Teams bei Ihren Wissensarbeitern wiederzubeleben. Am Ende finden Sie Links zu mehreren Websites, auf denen Sie eine Fülle zusätzlicher Informationen über die erweiterten Funktionen von Microsoft Teams und andere Technologien finden, die Sie per Plug-and-Play integrieren können.
1. Erstellen einer benutzerdefinierten Microsoft Teams-Anwendung
Microsoft Teams ist eine Entwicklungsumgebung, die Sie für Ihre Collaboration-Anforderungen nutzen können. Mit der Teams Developer-Plattform können Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Anwendungen erstellen und die Funktionen von Teams zur Lösung von Geschäftsproblemen erweitern. Erstellen Sie etwas völlig Neues für Teams oder integrieren Sie eine vorhandene Anwendung. Hier sind zwei der einfachsten Kategorien, die Ihnen beim Brainstorming für Ihre neue Teams-Anwendung helfen.
Kommunikation und Collaboration 🡺 Bei den meisten erfolgreichen Microsoft Teams-Apps geht es darum, Informationen aus einem anderen System abzurufen, eine Unterhaltung darüber zu führen und die Benutzer aktiv werden zu lassen. Mit Teams können Sie all diese Aufgaben direkt über den Microsoft Teams-Client erledigen. Sie können sogar auf der Grundlage eines Ereignisses oder einer Aktion in einem externen System Informationen an eine bestimmte Zielgruppe weiterleiten.
Geschäftsprozesse 🡺 Hier wird Microsoft Teams zu Ihrer leeren Leinwand, um Aufgaben zu automatisieren und Ihre Prozesse zu rationalisieren. Aufgaben wie das Erstellen und Freigeben eines Anrufberichts, das Verfolgen des Projektzeitplans, das Reservieren gemeinsamer Ressourcen und das Einreichen von Helpdesk-Anfragen sind sich wiederholende Aufgaben. Sie sorgen für effektive Microsoft Teams-Anwendungen. Neben der Automatisierung sich wiederholender Arbeitsabläufe können Sie Anwendungen auch zur Unterstützung bei Kommunikationsproblemen einsetzen. Ein Chatbot ist ein einfacher Ersatz für E-Mails und Telefonate mit der IT- oder Personalabteilung.
In diesem Microsoft-Artikel finden Sie Informationen und weiterführende Links, wie Sie Ihre eigene Microsoft Teams-Anwendung entwerfen und erstellen können.
2. Avatare in Microsoft Teams-Meetings verwenden
Microsoft ermöglicht es den Nutzern von Microsoft Teams jetzt, einen 3D-Avatar zu erstellen, der in Meetings verwendet werden kann, anstatt vor der Kamera zu stehen oder sogar eine Webcam zu benötigen. Ursprünglich für das Jahr 2021 angekündigt, hat Microsoft diese 3D-Avatare im vergangenen Jahr getestet und ist nun bereit, sie den Nutzern von Microsoft Teams in einer kürzlich veröffentlichten Vorschau zur Verfügung zu stellen. Dies ist eine neue und unterhaltsame Art, mit Ihren Kollegen und Geschäftspartnern zu kommunizieren, selbst wenn Sie von zu Hause aus mit unordentlichem Haar arbeiten.
„Avatare für Microsoft Teams bieten eine Alternative zur derzeitigen binären Option Video oder kein Video“, so Avery Salumbides, Product Marketing Manager bei Microsoft, in einem aktuellen Blog-Beitrag. „Avatare für Teams verschafft Ihnen die dringend benötigte Kamerapause und ermöglicht Ihnen dennoch eine effektive Collaboration.
Diese neuen Avatare in Microsoft Teams werden nur auf der Grundlage Ihrer Stimme animiert, d. h., wenn Sie einen PC ohne Webcam verwenden, funktionieren sie trotzdem einwandfrei. Microsoft hat im März 2023 mit der öffentlichen Vorschau begonnen und will diese Avatare im Mai 2023 auf breiter Basis bereitstellen. Die Technologie basiert auf der Microsoft Mesh-Plattform, und jüngsten Berichten zufolge wird nun ein neues Beleuchtungssystem hinzugefügt, um das Aussehen von Haut und Haaren der Avatare zu verbessern. Zu den neuen Anpassungsoptionen gehören auch Hörgeräte, damit Sie Ihren Avatar noch genauer anpassen können.
Wir haben vor kurzem in einem Blog-Beitrag über Avatare für Microsoft Teams gesprochen. Sehen Sie sich dieses YouTube-Video an, in dem gezeigt wird, wie Sie Ihren eigenen Microsoft Teams-Besprechungsavatar gestalten können. Hier finden Sie einen aktuellen Blog der Microsoft Tech Community, in dem erklärt wird, wie Sie Ihren eigenen Avatar in Microsoft Teams erstellen können.
3. Microsoft Teams Connect verwenden (für externe Geschäftspartner)
Millionen von Menschen arbeiten in Microsoft Teams, um sich zu verbinden, zusammenzuarbeiten und ihre Arbeit zu erledigen. Aber was ist mit all der Arbeit, die außerhalb Ihrer Organisation stattfindet? Zu diesem Zweck können Sie einen externen Anbieter oder Geschäftspartner einbeziehen, der einen Teil der Arbeit innerhalb Ihrer Microsoft Teams-Site übernimmt. In diesem Fall können Sie Microsoft Teams Connect nutzen. Teams Connect vereint zwei Hauptfunktionen:
Der Chat mit externem Zugang gibt Ihnen die Möglichkeit, mit externen Nutzern außerhalb Ihres Unternehmens zu chatten, ohne dass Sie den Mandanten wechseln müssen, und ermöglicht so sichere Unterhaltungen in Echtzeit, bei denen Sie schneller das bekommen, was Sie brauchen.
Die im Sommer 2022 hinzugefügten Shared Channels ermöglichen eine reibungslose Collaboration in einer hybriden Teamstruktur. Mit dieser Funktion können die Mitglieder eines Teams ihre Arbeit mit allen Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens teilen, ohne dass diese als Mitglied des jeweiligen Teams eingeladen werden müssen.
Microsoft Teams Connect wird von B2B Direct Connect unterstützt, und diese gemeinsam genutzten Kanäle bieten die Flexibilität, mit Parteien außerhalb eines Unternehmens zusammenzuarbeiten, ohne dass ein Mieterwechsel erforderlich ist. Mit gemeinsamen Kanälen können Sie:
- Collaboration mit Mitgliedern, die nicht zu dem Team gehören, in dem ein Channel erstellt wurde.
- Bieten Sie eine Schnittstelle für beide Parteien, um Dateien auszutauschen, Gespräche zu führen, sich zu treffen und Dokumente auf sichere und bewusste Weise zu prüfen, ohne den Mieter zu wechseln.
- Behalten Sie Ihren Arbeitsfluss bei, da externe gemeinsame Kanäle neben den Kanälen Ihres Unternehmens angezeigt werden.
- Greifen Sie mit externen Partnern in anderen Azure AD-Organisationen auf die gesamte Palette der Collaboration-Funktionen von Teams zu, genauso wie Sie es mit Kollegen aus Ihrem Unternehmen tun würden.
Shared Channels basieren auf der gleichen Microsoft 365-Hyper-Scale-Cloud für Unternehmen und bieten die erweiterten Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die Sie von Microsoft erwarten. Shared Channels unterstützen außerdem eine Reihe von Tools zum Informationsschutz, mit denen Host-Administratoren Channel-Daten verwalten und steuern können, darunter eDiscovery, Legal Hold, Communication Compliance, Information Barriers, Audit Logs, Retention und DLP.
In diesem Microsoft Learn-Artikel erfahren Sie mehr über Teams Connect und gemeinsame Kanäle.
4. Konfigurieren der Workflow-Weiterleitung in Microsoft Teams
Als IT-Experte ist Effizienz etwas, das wir alle anstreben. Es liegt in der Natur des Wandels, Wege für schnellere Prozesse und geringere Engpässe zu finden. Microsoft Teams kann dies durch Workflows und Automatisierung erreichen.
Workflows in Microsoft Teams machen es jetzt einfacher als je zuvor, Ihren Arbeitsalltag mit wenig bis gar keinem Aufwand zu automatisieren, indem Sie Workflows direkt aus dem Microsoft Teams Store erwerben. Im Microsoft Teams-Store finden Sie eine Reihe von Workflow-Vorlagen (siehe Grafik unten), mit denen Sie eine Reihe von häufig anfallenden Produktivitätsaufgaben mit nur wenigen Klicks automatisieren können. Diese Workflows werden mit Power Automate erstellt, was bedeutet, dass Sie sie auch an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.
Workflows können auch dazu beitragen, einige der Herausforderungen der hybriden Arbeitsumgebung zu lösen, z. B. den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu behalten, Zeitmanagement, Zusammenarbeit im Team, gemeinsame Nutzung und Schutz von Daten, Sicherheitsfreigaben für Genehmigungen und vieles mehr.
In diesem Microsoft Learn-Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen Workflows in Microsoft Teams erstellen können, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern.
5. Bereitstellen von Microsoft Teams-Räumen für Office-Videokonferenzen
Nicht zuletzt kann man die von Microsoft unterstützten Videokonferenzlösungen nutzen, um die Kosten für Geschäftsreisen und die damit verbundenen Umweltbelastungen zu reduzieren und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Mit Microsoft Teams Rooms wird das Realität, und zwar mit einer minimalen Investition für jede Organisation. Die IT-Abteilung kann alte Konferenzräume und Besprechungsräume in Collaboration-Zentren umwandeln, die durch die Integration verschiedener Tools und Funktionen wie Whiteboarding und Bildschirmfreigabe ein intensiveres Meeting-Erlebnis bieten.
Das Schöne an Microsoft Teams Rooms ist, dass sie vollständig skalierbar sind, beginnend mit kostengünstigen Optionen für die notwendige Hardware, um einen kleinen Konferenzraum einzurichten. Sie können aber auch sehr große Sitzungsräume unterstützen. Durch Hinzufügen eines oder mehrerer externer Mikrofone zu Ihrem Paket können Sie auch einen großen Präsentationsraum oder sogar eine Stadthalle in einen Microsoft Teams-Raum verwandeln, ebenso wie ein Deckenmikrofonsystem wie das Shure MXA910 für einen großen Besprechungsraum oder einen Sitzungssaal. Und der Preis der Software von Microsoft ist großartig. Die Basisversion von Microsoft Teams Rooms ist kostenlos, die Pro-Version kostet nur $40/Monat. Und die Einrichtung eines kleinen Huddle-Bereichs oder eines schnörkellosen Besprechungsraums ist schon für ein paar tausend Dollar zu haben. Informieren Sie sich auf der Microsoft-Website über die verfügbaren Hardware-Konfigurationen für Teams Rooms und die entsprechenden Preise.
Und die neuen Verbesserungen von Microsoft sind auch für die Interaktion in Meetings von Vorteil. Folgende Funktionen sind demnächst verfügbar Vordere Reihe die intelligente Audio- und Videoübertragung nutzt, um die Teilnehmergalerie am unteren Rand des Bildschirms zu platzieren und so eine natürlichere Face-to-Face-Interaktion mit entfernten Kollegen zu ermöglichen, während der aktuelle Redner oder sein Inhalt neben zusätzlichen Meeting-Informationen und Chats, erhobenen Händen und Live-Reaktionen im oberen Bereich angezeigt wird.
Zusammenfassung und Links zu weiteren Informationen
Microsoft Teams ist eine erweiterbare und leistungsstarke Plattform zur Förderung des Engagements von Mitarbeitern. Wie wir in diesem Blog beschrieben haben, bietet Teams enorme Möglichkeiten für die Verbesserung der Kommunikation und Collaboration in jeder Organisation. Wir haben nur fünf spezifische Funktionen und Integrationsmöglichkeiten genannt, die Ihnen dabei helfen, das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und die Akzeptanz und Nutzung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen zu steigern. Es gibt noch viele mehr.
Über die nachstehenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu den in diesem Blog behandelten Themen und können sich Online-Demonstrationen dieser Funktionen in Aktion ansehen.
YouTube-Video: 12 neue Funktionen in Teams für 2023
YouTube Video: 10 Tipps & Tricks für Teams im Jahr 2023
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