18 wichtige Schritte für HCL Notes- und Domino-Software-Upgrades

Für viele Unternehmen bilden HCL Notes und Domino das Rückgrat ihrer kritischen Geschäftsprozesse. Um mit Innovationen, organisatorischen Anforderungen und wachsenden Benutzererwartungen Schritt zu halten, führen IT-Gruppen regelmäßige Upgrades ihrer Notes- und Domino-Produktionsumgebungen durch.

Doch trotz der offensichtlichen Vorteile von Upgrades können Fehler im Prozess den Wert des Upgrades schnell zunichte machen. Die Durchführung eines größeren, unternehmensweiten Upgrades ist in der Regel eine Herausforderung für jede IT-Abteilung, da viele der Aktivitäten manuell durchgeführt werden müssen. Es gibt viele Hindernisse, die ein erfolgreiches Upgrade Ihrer HCL Notes/Domino-Umgebung verhindern können.

Die Komplexität, die Kosten und der Ressourceneinsatz hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab. Dazu gehören das Datum Ihrer bestehenden Version und ob Ihre Notes/Domino-Installation angepasst wurde – entweder über Plugins, durch Änderungen am Kernsystem oder durch die Integration anderer Lösungen.

Wenn sich Ihr Unternehmen auf ein Upgrade von HCL Notes/Domino vorbereitet, wird Ihnen diese Best-Practice-Liste helfen, häufige Projektfallen zu vermeiden.

HINWEIS:

Für Ihren Erfolg ist es unerlässlich, sowohl interne als auch externe Interessengruppen einzubeziehen. Möglicherweise müssen Sie auch Endbenutzer, Ausbilder, Inhaltsentwickler, Administratoren, Support- und Hosting-Teams, Qualitätssicherungs- und Testteams, Systemeigentümer, externe Lieferanten und Dienstleistungspartner berücksichtigen. Ermitteln Sie, wie die einzelnen Gruppen mit Ihrem System interagieren, wie sich ein Notes/Domino-Upgrade auf sie auswirkt und welches Maß an kontinuierlichem Engagement sie benötigen könnten.

Besonders wenn es um Ihre Domino-Anwendungen geht, gibt es einen Unterschied zwischen einem Anwendungseigentümer und einem echten Stakeholder.

Wenn Sie nicht vorhaben, Ihren primären Client für die Arbeit mit Ihren Anwendungen zu ändern (z.B. Basic vs. Standard vs. Browser vs. Nomad Mobile vs. den kommenden Nomad Web-Client), dann müssen Sie nur neu eingeführte Klassen berücksichtigen, die mit bereits existierenden selbst- oder fremdentwickelten Klassen mit dem gleichen Namen in Konflikt geraten könnten.

Wenn Sie vorhaben, den primären Client für die Arbeit mit Anwendungen zu wechseln, stellt sich neben dem Thema der widersprüchlichen Klassen auch die Frage, ob Ihre Anwendungen von XPages oder Java abhängen und ob der neue Client dies unterstützt.

Und vergessen Sie nicht: Es kann viele Hindernisse in Ihrem Code geben, die Sie versuchen sollten zu vermeiden, um nicht Gefahr zu laufen, Ihr gesamtes Projekt zu verzögern.

Neben der technischen Arbeit, die mit dem Upgrade Ihrer Notes/Domino-Umgebung verbunden ist, stellt eine effektive Änderungskontrolle wahrscheinlich die größte Herausforderung bei einem Software-Upgrade dar. Es kann schwierig sein, das Gleichgewicht zwischen angemessener Kommunikation und Konsultation und der Überfrachtung der Beteiligten mit Details zu halten. Ziehen Sie in Erwägung, einen speziellen Änderungskontrollmanager mit dem Prozess zu betrauen und die Entwicklung eines Kommunikationsplans und eines hochrangigen Projektplans als Aufgaben für diese Rolle vorzusehen.

Die Durchführung eines System-Audits beinhaltet eine Bestandsaufnahme aller Anpassungen innerhalb der Umgebung sowohl für Client-Installationen als auch für Server. Ermitteln Sie alle Änderungen und suchen Sie die Spezifikationen und andere relevante Unterlagen zu diesen Arbeiten heraus. Bewerten Sie jede Nicht-Standard-Implementierung hinsichtlich des Upgrade-Risikos.

Beispiele:

Ist eine Funktion (oder etwas sehr Ähnliches) jetzt im neuen Release verfügbar? Ist eine aktuelle Anpassung noch gültig? Ist die Software mit anderen Systemen oder Anwendungen integriert? Wird eine Vorlage, die während des Upgrades aktualisiert wird, in vielen verschiedenen Varianten verwendet (z. B. Mailvorlage oder öffentliches Adressbuch)?

Auch die Aktualisierung von Notes kann zur Leistungssteigerung beitragen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Kennzahlen für eine Benchmarking-Analyse vor und nach der Umstellung erfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Virenscanner-Ausschlüsse von IBM- (oder sogar Lotus-) Pfaden auf HCL aktualisieren. Vergessen Sie nicht, die Arbeitsbereich-Optimierungen zu aktualisieren, insbesondere unter Citrix.

Und seien Sie darauf vorbereitet, typische Fragen zu beantworten, wie z. B.: Hat sich die Startzeit des Clients (Hochfahren und Anmeldeleistung) verbessert? Und wenn nicht, gilt die Leistungsverschlechterung für das gesamte Unternehmen oder nur für bestimmte Abteilungen oder Regionen?

Müssen Sie aufgrund Ihrer Systemprüfung Anpassungen und Integrationen neu entwickeln oder bestimmte Plugins aktualisieren? Können Sie von Ihrer aktuellen Version auf die neueste Version der Software upgraden oder müssen Sie zuerst auf eine Zwischenversion upgraden?

Überprüfen Sie die technischen Spezifikationen der neuen Notes-Version: Müssen Sie im Rahmen des Upgrades etwas aktualisieren, installieren oder kaufen? Müssen Sie auch Ihr Thema/Design/Spezifikationen aktualisieren, oder funktioniert es auch mit der aktualisierten Version?

Müssen Sie Notes in einer virtuellen Desktop-Infrastruktur (VDI) wie Citrix aktualisieren? Denken Sie daran, dass für eine optimale Leistung und Stabilität unter Citrix eine spezielle Konfiguration erforderlich ist.

Je nach Ihren Erkenntnissen aus den obigen Schritten haben Sie nun eine Liste mit allen Besonderheiten erstellt. Ihre nächste Frage und Aufgabe lautet: Wer wird das Upgrade durchführen und was muss in welcher Reihenfolge aktualisiert werden? Nachdem sichergestellt ist, dass alle oben genannten Abhängigkeiten geklärt und gelöst sind, wird in der Regel empfohlen, zuerst die Server und dann die Clients zu aktualisieren.
Weitere wichtige Fragen für Ihr Upgrade sind: Wie wird das Upgrade durchgeführt? Gibt es vom Software-Anbieter eine Anleitung für das Upgrade? Wie viel Zeit, Personal, Ressourcen und Budget müssen Sie für den Upgrade-Prozess aufwenden?

Auch der beste Plan trifft irgendwann auf die Realität. Je besser Sie Ihre Prüfungen und Ihre Bedarfsplanung durchgeführt haben, desto weniger Probleme werden Sie bei diesem Schritt haben.

Verwechseln Sie Ihren Upgrade-Plan nicht mit Ihrem Einführungsplan. Während sich Ihr Upgrade-Plan um das Thema Ihres Upgrades und alle inhaltlichen Fragen kümmert, legt Ihr Roll-out-Plan den Zeitpunkt und die Art und Weise fest, wie Ihr Upgrade den Weg zu Ihren Endbenutzern finden wird.
Deshalb ist es wichtig, im Vorfeld Fragen wie die folgenden zu klären:

Bewahren Sie Ihr Backup an einem sicheren Ort auf. Führen Sie eine zweite Sicherung durch und bewahren Sie diese Datei an einem anderen sicheren Ort auf.

Das ist nicht übervorsichtig, sondern rücksichtsvoll. Man weiß nie, welchen Umwelteinflüssen man gerade dann ausgesetzt ist, wenn man die Einführung plant.

Und Sie brauchen ein Backup nicht nur für das Upgrade – Sie brauchen es ständig in der Produktion.

Der beste Weg, um herauszufinden, ob während des Upgrades Probleme auftreten, ist, eine Kopie des Live-Systems zu aktualisieren. Dabei werden etwaige Code- oder Systemkonflikte festgestellt und es wird aufgezeigt, wo weitere Arbeiten erforderlich sind. Es ist wichtig, für diesen Schritt genügend Zeit einzuplanen und die relevanten Interessengruppen einzubeziehen.

Dazu gehören funktionale, nicht-funktionale und technische Tests, Datenintegrität, Sicherheit, Leistung und Themen-/Designtests, einschließlich mandantenübergreifender und gerätebezogener Tests. Entscheidend für den Testprozess ist ein gemeinsamer Mechanismus zur Erfassung und Verfolgung von Problemen. Probleme sollten detailliert beschrieben werden, eine eindeutige Kennung zur Nachverfolgung haben, einen aktuellen Status aufweisen und bis zur vollständigen Lösung jemandem zugewiesen werden.

Es ist auch wichtig, Zeit für Benutzerakzeptanztests einzuplanen und die damit verbundenen Erwartungen zu steuern. Ein aufgerüstetes System mag zwar funktionsfähig sein, erfüllt aber möglicherweise nicht alle Geschäftsanforderungen, für die es eingeführt wurde.

Nachdem Ihre frisch aktualisierte Testversion nun bereitgestellt, getestet und Probleme behoben wurden, benötigen die Administratoren etwas Zeit, um sicherzustellen, dass alle neuen Funktionen, die mit den Aktualisierungen eingeführt wurden, korrekt konfiguriert sind. Dazu kann es gehören, Funktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren oder Einstellungen zu aktualisieren, um sie optimal an Ihre Benutzer anzupassen.

Die Erstellung von Hilfedateien oder Benutzerhandbüchern sowie von technischer Dokumentation, in der alle kundenspezifischen Entwicklungen oder Einsatzanforderungen detailliert beschrieben sind, ist für den Erfolg Ihres aktuellen Upgrades von entscheidender Bedeutung.

Nutzen Sie die vom Software-Lieferanten oder Ihrem Technologieanbieter bereitgestellte Dokumentation und heben Sie die Unterschiede zwischen den Versionen hervor, um wichtige Änderungen in der neuen Version hervorzuheben.

Die Schulung der richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt erfordert nicht nur angemessene Schulungsressourcen, sondern auch eine angemessene Planung. Ausbilder und Auszubildende müssen zur gleichen Zeit und in einem geeigneten Raum zur Verfügung stehen.

Der Umfang der Schulung, die Art der Schulung und die Dauer der Schulung hängen von der Funktionalität und den Änderungen der Funktionen in Ihrer aktualisierten Software ab, mit denen die Endbenutzer konfrontiert werden.

Wenn Ihr Upgrade mehrere bedeutende Änderungen mit sich bringt oder Sie das Software-Upgrade mit einem neuen Release des Systems abstimmen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Hosting-Setup in der Lage ist, einen Anstieg des Zugriffs und der Nutzung zu bewältigen – und sei es nur für einen kurzen Zeitraum.

Sie haben mehrere Möglichkeiten für Ihren Go-Live-Prozess, z. B. eine vollständige Umstellung oder den parallelen Betrieb des alten und des aktualisierten Systems über einen bestimmten Zeitraum. Vergewissern Sie sich anhand Ihres Rollout-Plans, dass jeder seine Rolle und seine Aufgaben für das Release kennt.

Nach der Freigabe eines Upgrades wird es wahrscheinlich zu einer anfänglichen Inanspruchnahme von Support-Ressourcen kommen, da sich die Benutzer mit dem neuen System vertraut machen.

Änderungen des laufenden Supports können aufgrund neuer Systemmerkmale und -funktionen oder Änderungen von Prozessen und Richtlinien erforderlich werden. Stellen Sie sicher, dass das Support-Team über genügend Dokumentation, Schulungen und Abdeckungen verfügt, um die Nachfrage vor dem Release des Upgrades zu decken.

Es ist wichtig, das Upgrade-Projekt im Nachhinein zu überprüfen, um festzustellen, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen für das nächste Mal vorgenommen werden können, wenn ein Upgrade erforderlich ist.

Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, diese 7 Tipps, wie Sie eine gesunde, stabile und aktuelle Notes/Domino-Umgebung aufrechterhalten können, neben Ihren neuen Erkenntnissen im Hinterkopf zu behalten.

… wenn auch nur aus Sicherheitsgründen.

Auch wenn Sie Ihr aktualisiertes Notes-System für sicher halten, sollten Sie regelmäßig nach Sicherheits-Bulletins und Updates suchen, um Ihr System vor bösartigen Angriffen zu schützen.

Während die anhaltende Pandemie eine noch nie dagewesene Anzahl von Menschen dazu gezwungen hat, von zu Hause aus zu arbeiten und auf die Sicherheit einer gut entwickelten IT-Infrastruktur zu verzichten, haben Cyberkriminelle die unvorsichtigen Angestellten zum Ziel ihrer Wahl gemacht.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Notes-Umgebung auf dem neuesten Stand halten, um sich vor Hackern, Malware, DDoS-Angriffen und mehr zu schützen.

Denken Sie daran: Upgrades verlieren ihren Reiz, wenn sie regelmäßig durchgeführt werden.

Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, wenn Sie diese Liste bei der Planung und Durchführung Ihres nächsten Upgrades hilfreich finden.

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